Vertragsmanagement bei der ERP-Auswahl und für den ERP-Betrieb

Sebastian Asendorf und Lothar Kreil

Die Einführung eines neuen ERP-Systems ist eine große Aufgabe. Erste Erfolgsvoraussetzung ist dabei die Auswahl des richtigen Systems. Dies ist aber längst nicht alles: für den Erfolg des Gesamtprojektes wird oft unterschätzt, wie wichtig professionelles Vertragsmanagement ist, denn das Unternehmen geht in einen Prozess mit einem komplexen Vertragswerk hinein. Dies umfasst normalerweise Lizenzvertrag, Wartungs- und Supportvertrag, Systemeinführung als Dienst- oder Werkvertrag und ggf. noch ein Outsourcing-Vertrag für den Systembetrieb.

Meist sind für die Einzelverträge auch noch unterschiedliche Partner im Spiel. Der Hersteller ist für Lizenzen und Wartung zuständig, Support und Implementierung wird oft von „Integrationspartnern“ angeboten, der Betrieb wird möglicherweise an spezialisierte Systemhäuser vergeben.
Bei international tätigen Unternehmen kommt dann noch die Frage nach Konzernverträgen dazu – und welcher Partner in der Lage ist, die Leistungen nicht nur inhaltlich, sondern auch regional liefern zu können ohne dass für jede Landesgesellschaft separate Verträge geschlossen werden müssen.
Manche Unternehmen vertreten die Auffassung, dass die jeweiligen Anbieter die vertragliche Seite schon regeln werden. Das birgt für den Auftraggeber jedoch erhebliche Gefahren, da die Anbieter die Verträge natürlich aus deren Sicht gestalten. Die folgenden Beispiele aus dem laufenden Jahr zeigen, welche Konsequenzen dies haben kann:

  • Bei der Ablösung des alten ERP-Systems durch SAP R/3 sollte der individuell in Java entwickelte Produktkonfigurator auf SAP R/3 übertragen werden. Durch den Java Connector von SAP wäre das gut möglich gewesen. Leider sah der Vertrag für das Altsystem keine Bereitstellung der Quellcodes und keine Übertragung der Rechte daran vor, und zur nachträglichen Übertragung der Rechte konnte keine Einigung erreicht werden. 
  • Ein etablierter, mittelstandsorientierter ERP-Anbieter liefert zum ERP-Angebot 10 A4-Seiten AGBs mit jeweils drei Spalten Kleingedrucktem sowie 60 Seiten Leistungsbeschreibungen. Einzelregelungen darin hätten z.B. zur Folge gehabt, dass Outsourcing nicht zulässig ist, der Betrieb in virtuellen Umgebungen nicht unterstützt wird, Dritte (auch Prüfer und Berater) keinen Zugriff haben dürfen, jegliche Projektverzögerung einseitig durch den Auftraggeber zu tragen ist, der Lieferant nach Ablauf des ersten Jahres die Wartungsgebühren nach Belieben festsetzen kann.
  • Die Allgemeinen Wartungsbedingungen eines Integrators sahen vor, dass alle anderen eingesetzten Standardsoftwareprodukte, die dieser im Angebot hat, nur noch bei ihm bezogen werden durften mit der Folge von Vertragsstrafe und Erstattung des entgangenen Gewinns. 

Dies zeigt, wie wichtig es ist, auf die Vertragsgestaltung entsprechendes Augenmerk zu legen. Die Belastung durch Tagesgeschäft und ERP-Projekt macht es besonders schwierig, die Zeit zur Prüfung umfangreicher Angebots- und Vertragswerke aufzubringen. Fehler werden aber meist schon im Einführungsprojekt teuer und rächen sich spätestens bei einer späteren Ablösung.
Daher muss der Auftraggeber, der ein ERP-Vorhaben angeht, dieses auch im Hinblick auf Verträge strukturiert planen und den Prozess konsequent führen. Bild 1 gibt eine erste Orientierung über wichtige Fragen in den einzelnen Phasen der jeweiligen Verträge. Um welche Verträge geht es? Was sind die jeweiligen Ziele? Wer muss in die Entscheidungen eingebunden werden?

Bild 1: ERP-Verträge: Fragen und Inhalte

Um welche Leistungen geht es? Die Erkenntnis, dass „nur wer weiß, was er braucht, bekommt was er will“ erscheint trivial, ist aber schwer umzusetzen!
Was bei der Softwareauswahl der Anforderungskatalog ist, ist für einen Implementierungs- oder Betriebsvertrag der Leistungskatalog. Hier werden die Haupt- und Nebenleistungen möglichst genau definiert. Wichtige Nebenleistungen können z.B. Kompatibilitäts- oder Performanceanforderungen, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Dokumentationen oder Prüfungsrechte sein. Wer diese Nebenleistungen nicht von Anfang an in der Ausschreibung und im Vertrag verankert, muss sie später unter Umständen teuer nachkaufen. ERP-Implementierungsverträge haben die Besonderheit, dass der Vertragsinhalt stark vom Vorgehensmodell für das jeweilige System abhängt. Daher macht die Vorgabe der Leistungsdetails in der Phase der Systemauswahl wenig Sinn. Hier ist wichtig, das auf dem Vorgehensmodell beruhende Angebot des Dienstleisters auf Lücken zu prüfen, um diese in der Vertragsverhandlung zu schließen.
Nach Vertragsabschluss gilt das Prinzip: geliefert wird, was im Vertrag steht, und jeder Handschlag extra kostet Aufpreis. Aber kein Leistungskatalog wird jemals alles abdecken. Trotzdem muss der Anspruch auf Vollständigkeit so weit wie möglich verfolgt werden. Wer als Auftraggeber seinen Lieferanten im Zweifelsfall zur Erbringung der vereinbarten Leistung anhalten will, braucht eine möglichst vollständige Beschreibung. Nur so entsteht die Grundlage für einen Werkvertrag oder einen Festpreis. Die Erstellung einer guten Leistungsbeschreibung ist aufwändig und bindet kritische Wissens- und Leistungsträger. Hier kann durch Rückgriff auf neutrale Experten, die in diesem Feld Erfahrungen haben und auf entsprechende Vorlagen zurückgreifen können, der interne Aufwand erheblich reduziert werden und die Qualität der Verträge verbessert werden.

Bild 2: Grundvertragsformen

Lizenzvertrag: auf die Zukunft achten
Der Lizenzvertrag regelt, unter welchen Bedingungen der Lizenznehmer das System nutzen darf. Neben der Lizenzform muss darauf geachtet werden, wie der spätere Nachkauf von Lizenzen gestaltet ist. Ist das System gekauft, dann herrscht kein Wettbewerb mehr – Nachverhandlungen sind zwecklos. Bei ausländischen Anbietern ist zusätzlich darauf zu achten, dass Risiken und Unwägbarkeiten ausländischer Rechtsprechung nicht auf den Lizenznehmer abgewälzt werden. Für den Fall des Untergangs des Lizenzgebers müssen entsprechende Regelungen vorgesehen werden in Bezug auf die Nutzungsrechte und die Rechte am Quellcode. Der Anwender muss das System zumindest solange an seine Anforderungen anpassen können, bis ein Ersatzsystem zum Einsatz gebracht werden kann.

Wartungsvertrag: langfristige Bindung
Auch beim Wartungsvertrag ist durch die langfristige Bindung auf die Nebenbedingungen zu achten. Gern schreiben die Anbieter hier Klauseln zur einseitigen Anpassung der Wartungsgebühren hinein. Wer der Zusage glaubt, dass der Anbieter das nicht ausnützen würde, geht ein erhebliches Kostenrisiko ein. Zusätzlich ist auf die mit der Wartung verbundene Leistung zu achten. Dazu gehört nicht nur die Fehlerbehebung. Insbesondere die Verpflichtung des Anbieters, im Rahmen der Wartung die jeweils relevanten gesetzlichen Änderungen umzusetzen, sollte enthalten sein. Wichtig ist darüberhinaus die Frage, welche Versionen jeweils durch den Anbieter unterstützt werden. Wenn nur die jeweils letzte Version unterstützt wird, entsteht für die Nutzer erheblicher Druck zu zeitnahen Release-Wechseln.

Einführungsvertrag: welche Sicherheit gibt ein Werkvertrag?
Insbesondere große Projekte werden gerne als Werk vergeben. Werkverträge gelten Auftraggebern als Garantie für geringe Projektrisiken. Diese Hoffnung wird aber oft enttäuscht. Da es sich um langlaufende Verträge handelt, sind Änderungen der Anforderungen und Rahmenbedingungen unvermeidlich. Die daraus entstehenden Change-Requests sorgen dafür, dass der Lieferant auf seine Kosten kommt. Gleichzeitig sind Werkverträge aufwändig in der Erstellung der Leistungsbeschreibung und unflexibel in der Handhabung. Schließlich erhält der Auftraggeber meist nur wenig Einblick in die Projektsteuerung – der Lieferant schuldet schließlich nur den Erfolg und muss seinen Weg dahin nicht offenlegen. Dienstleistungsverträge sind weniger aufwändig und flexibler. Auch hier können Einzelleistungen als Werk definiert werden, z.B. individuell zu entwickelnde Funktionen. Je kleinteiliger die einzelnen Leistungspakete werden, umso mehr Verantwortung für das Management des Gesamtvorhabens und der Schnittstellen muss der Auftraggeber selbst übernehmen. Dadurch steigt aber die Freiheit des Auftraggebers, seine Dienstleister durch Wettbewerber unter Druck zu setzen. Das wirkt enorm motivierend und preissenkend. Ohne eine in sich geschlossene Leistungsbeschreibung sollte keinesfalls versucht werden, Werkverträge zum Festpreis zu schließen. Für teure Change Requests stehen sonst mangels präziser Vorgaben Tür und Tor offen. Dann ist es besser, reine Dienstleistungsverträge zu schließen und die Steuerung des Projektes selbst in die Hand zu nehmen. Insbesondere bei Vorhaben, die unter hohem Zeitdruck stehen, sind Werkverträge gefährlich. Denn wenn der Auftraggeber unter Zeitdruck steht, hat der Auftragnehmer über Kosten hinaus den Zeitbedarf als zusätzliches Druckmittel. Eine unvollständige oder ungenaue Leistungsbeschreibung schafft keine Flexibilität, sondern Risiken und Unsicherheit.

Bild 3: Auswahlfaktoren

Betrieb: Outsourcing als Option
Bei Outsourcing-Verträgen ist vor allem die Laufzeit eine wichtige Stellgröße. Waren früher bis zu 10 Jahre üblich, sind heute 3 Jahre die Regel. Gute Erfahrungen liegen inzwischen mit unbefristeten Verträgen vor. Beide Parteien sind gehalten, an einer guten Partnerschaft zu arbeiten, denn beide haben im Zweifelsfall die Möglichkeit zu kündigen. Dazu werden einige spezielle Regelungen benötigt, die aber zu einer optimal funktionierenden Partnerschaft beitragen.
Wegen der teilweise langen Vertragsbindungen ist die Struktur des Vertragswerkes entscheidend für dessen Handhabbarkeit.

Bild 4 zeigt ein Beispiel, in dem ein Rahmenwerk für die Grundlagen der Zusammenarbeit vorliegt und Detailregelungen und die konkreten Leistungen in entsprechenden Zusätzen abbildet. Damit können insbesondere die Fristigkeiten der einzelnen Bestandteile bedarfsgerecht gesteuert werden. Das erleichtert das Change Management enorm. Ohne eine solche Struktur muss wegen jeder Kleinigkeit der Gesamtvertrag geändert werden, was einen hohen Management-Aufwand erfordert. Werden dagegen ständig Zusatzvereinbarungen zum Vertrag geschlossen, dann wird der Vertrag schnell unhandlich. Aufgrund der vielen Dokumente führt dann jeder Konflikt in ein Durcheinander von Vertragsversionen.

Bild 4: Vertragsarten

Der Weg zum Vertrag: Vorbereitung ist alles
Die professionelle Vorbereitung von Verhandlungen, Benchmarks, die Verteilung der Risiken auf Auftraggeber und Auftragnehmer, Zahlungsmodelle, Beistellungs- und Mitwirkungspflichten, Abnahmeregelungen und Ausstiegsklauseln sind Beispiele für die vielen Punkte, die im Zusammenhang von ERP-Verträgen zu regeln sind.
Hier sei nur das Problem der automatischen Abnahme durch Inbetriebnahme erwähnt, die in Anbieterverträgen fast immer enthalten ist. Dazu ein Beispiel: ein Dienstleister überführt das ERP-Produktionssystem in sein Rechenzentrum und stellt dieses dem Auftraggeber bereit. Das System ist nutzbar, allerdings funktionieren weder Backup noch Restore. Der Auftraggeber kann nicht auf die Nutzung des Produktionssystems verzichten, erklärt mit der Inbetriebnahme aber automatisch die Abnahme. Damit ist die fehlende Backup-Funktionalität eine Gewährleistungsfrage statt eines abnahmeverhindernden Fehlers, was die rechtliche Position des Auftraggebers deutlich mindert. Ein professionelles Vertragsmanagement hätte dies erkennen und durch entsprechende Klauseln verhindern können.

Fazit
Viele Unternehmen, die ein ERP-Vorhaben starten, haben die Systemauswahl im Fokus und legen zu wenig Gewicht auf die vertragliche Seite. Der Weg zu guten Verträgen erfordert einen strukturierten Prozess, Erfahrung und Vorausplanung, sonst wird das Vorhaben leicht zum Glücksspiel. Gute, faire und vollständige Verträge sind eine wichtige Grundlage des Projekterfolgs. Da die Systeme über mehrere Jahre eingesetzt werden, dürfen gute Verträge kein starres Korsett bilden, das die Beteiligten unter Zwänge setzt. Vielmehr bilden sie den elastischen Kitt einer erfolgreichen Kunden-Lieferanten-Beziehung, der die Veränderungen der Unternehmensanforderungen über die Jahre hinweg zu integrieren vermag. 

Schlüsselwörter:

ERP-Systemauswahl, ERP-Einsatz, Ausschreibung, Vertragsmanagement, Outsourcing.