ERP-Lösungen aus der Cloud
Eine Entscheidungshilfe zur Auswahl

Ersan Tüzün, Oliver Norkus und Jürgen Sauer

ERP-Systeme stellen bereits seit längerem einen festen Bestandteil in der Systemlandschaft von Unternehmen dar. Insbesondere für KMU und Start-Ups ist die Nutzung von ERP-Systemen aus der Cloud vorteilhafter. Die Auswahl allerdings ist ein nicht triviales Problem, da viele unterschiedliche Systeme am Markt verfügbar sind und die Spiegelung dieser an den unternehmensspezifischen Anforderungen zumeist aufwendig und komplex ist. An einer Lösung dafür wird in einem Projekt der Universität Oldenburg gearbeitet, das in diesem Beitrag vorgestellt wird.

 

ERP-Systeme sind in der heutigen Zeit für Unternehmen zum festen Bestandteil herangewachsen und stellen ein zentrales Instrument zur Unternehmessteuerung dar. Moderne und leistungsstarke ERP-Systeme sind nahezu in sämtlichen Branchen vertreten und verhelfen dem Unternehmen sich den Marktanforderungen zeitnah anzupassen. Bis vor einigen Jahren wurde ein ERP-System fast ausschließlich in Großunternehmen eingesetzt [1]. Für Großunternehmen und Konzerne ist der Auswahlprozess eines geeigneten ERP-Systems gewissermaßen trivial, da dieser Markt von den großen ERP-Software Lieferanten wie SAP, Microsoft, Infor, Sage und Oracle abgedeckt ist. Zudem sind für Einführungsprojekte zumeist genügend Ressourcen (insbesondere Mitarbeiter und Budget) vorhanden.

Das Marktsegment der KMUs jedoch ist aufgrund der stetig wachsenden Nachfrage an flexiblen ERP-Systemen in den vergangenen Jahren zum Teil unüberschaubar gewachsen. Allein in Deutschland, Österreich und der Schweiz existieren über 500 ERP-Anbieter und Hersteller, die mehr als 700 ERP-Lösungen für Unternehmen verschiedenster Größenordnungen bei verschiedenen Liefermodellen anbieten [2].
 

Nachfrage an Cloud-ERP-Lösungen 

Kleine und mittelständische Unternehmen sowie auch Start-Ups haben schon länger die Notwendigkeit eines ERP-Systems erkannt und tendieren immer mehr zur Einführung einer flexiblen Cloud-ERP-Lösung. Die Aspekte des Cloud Computings ermöglichen die Einführung neuer Business Software Angebote auf dem Markt. Dies nimmt bei der Suche nach einem geeigneten ERP-Systems eine entscheidende Rolle ein. Im Gegensatz zu den On-Premise-Lösungen sind die Business-Lösungen aus der Cloud kostengünstiger, flexibler und ermöglichen eine schnellere Inbetriebnahme. Zudem kann sich das Unternehmen auf das jeweilige Kerngeschäft konzentrieren, da der Cloud-Anbieter für Wartung und Updates sorgt.

Auch neue Techniken und Trends wie Big Data, Social Media, Social Business und die stetig ansteigende Nutzung von mobilen Endgeräten sind Gründe für den Veränderungsdruck der ERP-Landschaften. Fachabteilungen fragen nach effizienter IT-Unterstützung, Flexibilität und einer optimalen Abstimmung mit anderen Systemen, zum Beispiel aus dem Bereich Customer Relationship Management und Business Intelligence. In den vergangenen Jahren hat sich das Interesse der Unternehmen jeglicher Größen an Cloud Computing zu einem zentralen Thema entfaltet. So überstieg in den vergangenen zwei Jahren die Anzahl der Unternehmen, die Cloud Computing gegenüber aufgeschlossen sind, erstmals die Anzahl derer, die eine ablehnende Haltung einnehmen. KMUs können insbesondere von geringeren Anschaffungs- bzw. Einführungskosten und der steigenden Flexibilität gegenüber den On-Premise-Lösungen profitieren [3].
 

Auswahl

Für Unternehmen stellt sich die Frage, welches Cloud-ERP-System letztendlich das Richtige ist. Die Herausforderung bei der Einführung eines ERP-Systems besteht nicht nur darin, das für den Betrieb beste System aus der Menge an Lösungen zu finden, sondern die Faktoren zu identifizieren, welche die Auswahl beeinflussen könnten.

Jedes Unternehmen beansprucht für seine täglichen Tätigkeiten gleichsam unterschiedliche Ressourcen und Arbeitsabläufe. Somit ergeben sich die verschiedensten Anforderungen an ein cloudbasiertes ERP-System. Es gilt, die richtige Balance zwischen Standardisierung und Individualisierung zu finden, sowie ein tiefes Verständnis der unternehmensspezifischen Geschäftsprozesse zu schaffen. Ferner gibt es beim Zusammenstellen des Systems noch eine Anzahl weiterer Faktoren, die notwendigerweise in Betracht gezogen werden sollten.

Bei der Vielzahl an verschiedenen Lösungen am Markt, gespiegelt an den Anforderungen und unternehmensspezifischen Eigenschaften, ist die Auswahl eines Cloud-ERP-Systems anders als bei Großunternehmen nicht trivial.
 

Web-Tool soll Hilfe verschaffen

Die Idee des Projektes an der Universität Oldenburg ist die Schaffung eines Werkzeugs, welches diese Entscheidung unterstützen und ihre Komplexität für das Unternehmen abmildern wird. Es geht also um eine Art „ERP-Suchhilfe“, vergleichbar mit Suchhilfen für zum Beispiel Flüge und Hotels.

Die Idee hinter dem Auswahl-Tool ist es, einen Kriterienkatalog zu nutzen, der als Entscheidungshilfe zur Auswahl eines Cloud-ERP-Produktes dient. Der Kriterienkatalog wird den Unternehmen über eine Web-Anwendung zur Verfügung gestellt und soll ermöglichen, die unternehmensspezifischen Anforderungen an das Cloud-ERP-System anhand von vordefinierten Kriterien Schritt für Schritt zu analysieren. Das Tool vergleicht die Funktionen existierender ERP-Lösungen mit den Anforderungen des Unternehmens und ermittelt somit das ideale ERP-System. Der Auswahlprozess für ein ERP-System wird somit beschleunigt und das Risiko der Fehlentscheidung minimiert. Die Unternehmen müssen selbst nicht mehr den Markt der verschiedenen Anbieter studieren. Die Eigenschaften der Cloud-ERP-Systeme sind im System hinterlegt und werden für die Ermittlung automatisch herangezogen, so dass das auswählende Unternehmen diesen Aufwand nicht selbst aufbringen muss.
 

Einblick in den Kriterienkatalog

Es konnte eine Sammlung von messbaren Kriterien zusammengetragen werden, die bei der Cloud-ERP Auswahl von Bedeutung sind. Insgesamt wurden vier Hauptkategorien erstellt, in denen sich die Kriterien einordnen lassen:

  • Dienstleister: Die Auswahl eines geeigneten Dienstleisters kann anhand verschiedener Kriterien konkretisiert werden. Anbieterbezogene Kriterien wie Serviceleistungen, Reputation, Vertrauen, Know-how oder Marktposition erleichtern die Auswahl eines leistungsfähigen und Anbieters .
  • Rahmenbedingungen: Bei der Auswahl einer ERP-Software werden Kriterien von Seiten des Unternehmens vorausgesetzt. Abrechnungsmodell, Gesamtbudget oder die Unternehmensbranche zählen unter anderem zu den Kriterien. Eine weitere Bedingung ist die Mehrsprachigkeit der ERP-Software, sollte es  Tochterunternehmen im Ausland geben.
  • Funktionale Bedingungen: Die funktionalen Bedingungen reflektieren die alltäglichen Geschäftsprozesse des Unternehmens. ERP-Lösungen, die den Anforderungen angepasst sind, fördern den reibungslosen Ablauf in den Unternehmensbereichen wie z. B. Einkauf und Beschaffung, Lagerwirtschaft, Finanzbuchhaltung oder Controlling.
  • Technische Bedingungen: In dieser Kategorie sind beispielsweise die Kriterien Ausfallsicherheit, Performance, Datenschutz und Datensicherheit, Skalierbarkeit und Integration in bestehende Systeme und Zugriffsart enthalten.

Diese vier Hauptkategorien enthalten die notwendigen Auswahlkriterien, von denen hier nur ein Auszug gezeigt werden kann, und dienen als Entscheidungsgrundlage für die Wahl des geeigneten ERP-Systems.
 

Aktueller Stand und Fazit

In dem Projekt gibt es derzeit einen ersten Prototyp dieses Werkzeugs. Eine erste Anzahl von Cloud-ERP-Systemen ist bereits eingepflegt. Frühe Tests mit Auswahlsimulationen haben bereits gute Erfahrungen mit dem Werkzeug gezeigt. Zur weiteren Verbreitung und zum Ausbau werden weitere Cloud-ERP-Anbieter und Hersteller gesucht, die ihr Produkt frühzeitig in dieses Werkzeug einbringen wollen. Weiterhin werden real laufende oder abgeschlossene Einführungsszenarien gesucht, bei denen dieses Tools zum Einsatz kommen kann bzw. die Auswahl im Nachgang simulieren kann.

Die Idee ist es, die bisher schwierige Auswahl eines passenden Cloud-ERP-Systems zu vereinfachen, transparent zu gestalten und insbesondere KMUs und Start Ups zu ermöglichen, sich besser auf ihr eigentliches Geschäft zu konzentrieren.

Wenn Sie Interesse an einer Mitwirkung in dem Projekt haben, nehmen Sie gern Kontakt zu uns auf.
 

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Schlüsselwörter:

ERP-Cloud-Produkte, Auswahl, Vergleich, Einführung

Literatur:

[1] erpenviroment.org: 10 Tipps: ERP-Systeme für den Mittelstand, 25.09.2014. URL: http://www.erpenvironment.org/erp-systeme-fuer-mittelstand-tipps-auswahl...
[2] ERP-Matchmaker by Trovarit AG: Alle ERP-Lösungen, 2016. URL: http://www.erp-matchmaker.com/alle-softwareloesungen.html
[3] KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft (Hrsg.) in Zusammenarbeit mit BITKOM Research GmbH: Cloud-Monitor 2015 - Cloud Cpmputing in Deutschland - Status quo und Perspektiven (2015).