Die RS Roman Seliger Armaturenfabrik GmbH wird mit KUMAVISION ERP flexibler und profitiert von mehr Transparenz

Als Hersteller hochwertiger Armaturen und Kupplungen für Schlauchleitungen hat sich die RS Roman Seliger Armaturenfabrik GmbH international einen Namen gemacht. Für Anwender vor allem aus den Branchen Chemie/Pharma, Öl/Gas, LNG, Fluid Logistik und Marine/Offshore liefert das Unternehmen zuverlässige Verbindungen für die Schlagadern ihrer Anlagen. Damit auch die internen Unternehmensprozesse perfekt ineinandergreifen, hat RS die ERP-Lösung für die Fertigungsindustrie von KUMAVISION eingeführt.

Schon seit 2001 war bei RS ein ERP-System auf Basis von Microsoft Dynamics NAV im Einsatz. Doch zahlreiche Individualprogrammierungen erwiesen sich im Laufe der Zeit nicht nur bei der Updatefähigkeit als Bremsklotz. Auch eine Anpassung an den Wandel der Produktpalette war kaum zu schaffen. „Früher haben wir hauptsächlich Komponenten hergestellt. Inzwischen werden es mehr und mehr Baugruppen. Dadurch ist die Komplexität in der Produktion deutlich gestiegen“, erklärt Lars Ermling, Prokurist und Bereichsleiter Betriebswirtschaft bei RS. Zudem erschwerte in vielen Bereichen mangelnde Transparenz die Unternehmenssteuerung. „Es gab viele Bypässe um das ERP-System herum und es wurde vieles auf Zuruf oder per E-Mail geregelt. Das mussten wir ändern“, so Ermling. Deshalb beschlossen die Verantwortlichen, zwar bei der Basis von Microsoft Dynamics NAV zu bleiben, aber mit KUMAVISION einen kompletten Neuanfang zu initiieren.

Agile Einführungsmethode

Gemeinsam mit den Beratern der KUMAVISION entschieden sie, das Einführungsprojekt mit einer agilen Methode zu steuern. Für Lars Ermling war dies auch rückblickend die richtige Entscheidung: „Wir kamen aus unserer Welt mit individuellen Prozessen und hätten anfangs nicht gewusst, welche Anforderungen ins Pflichtenheft gehören. Was der Standard in KUMAVISION ERP genau kann, haben wir erst im Laufe der Einführung voll erfasst.“ Durch diesen Ansatz erreichte RS das zu Beginn gesteckte Ziel, mit der Software möglichst nahe am Standard zu bleiben. „Jetzt haben wir auch für künftige Weiterentwicklungen eine vernünftige Basis“, so Ermling.

In der Termintreue verbessert

Inzwischen steuert RS nahezu das gesamte Unternehmen mit KUMAVISION. Vertrieb, Disposition, Produktion, Einkauf, Logistik, Buchhaltung und Personal arbeiten jetzt mit durchgängigen Prozessen auf einer Plattform. Insbesondere in Disposition und Produktionsplanung hat die neue Software das Unternehmen vorangebracht: „Das ist nicht mehr mit dem zu vergleichen, was wir vorher gemacht haben“, so Ermling. Sahen die Mitarbeiter zuvor lediglich den Auftrag mit seinem Materialbedarf, ist es jetzt mit der zeit-lichen Komponente verknüpft. Schreibt der Vertrieb einen Verkaufsauftrag, wird dem Einkauf in einem Planungsvorschlag der Materialbedarf gemeldet, der nicht vorrätig ist und daher beschafft werden muss. Der Planungsvorschlag für die Produktion berücksichtigt zudem die Frage, wie lange die Herstellung dauern wird und gibt ein Datum an, zu dem spätestens begonnen werden muss. Liegt das späteste Startdatum bereits in der Vergangenheit, ist es möglich, flexibel in der Fertigung zu reagieren. „Wir können Fertigungsaufträge verschieben und die Folgen bis auf den einzelnen Arbeitsplatz herunterbrechen. Andererseits werden diese Änderungen sauber im System dokumentiert und sind jederzeit nachvollziehbar. So können wir flexibel reagieren und haben uns insbesondere in der Termintreue erheblich verbessert“, so Ermling.

Transparenz dank RTC

Ebenfalls deutliche Fortschritte gab es bei der Transparenz. Da jetzt jeder Vorgang über das ERP-System läuft, lassen sich Analysen und Auswertungen komfortabel und stets mit aktuellen Daten durchführen. In Kombination mit der rollenbasierten Oberfläche (RTC) hat das Management alle wichtigen Zahlen und Indikatoren zu jeder Zeit im Blick. Ein Ampelsystem gibt zudem Aufschluss darüber, an welcher Stelle Handlungsbedarf besteht. „Der RTC ist intuitiv zu bedienen, so dass sich jeder schnell reinfindet“, berichtet Ermling. Einen weiteren Beitrag zur Transparenz leistet die unmittelbare Anbindung von Excel. „Der Export von Daten und die Aufbereitung in Excel geht so einfach, dass wir dies nicht nur für Präsentationen und offizielle Reports nutzen, sondern auch für adhoc-Analysen, also um uns die Zahlen einmal aufbereitet anzusehen und die Datei anschließend wieder zu löschen“, berichtet Ermling.

Freiraum für den Vertrieb

Weitere Vorteile erwartet man sich bei RS vom
KUMAVISION Kalkulationsmodul. Derzeit wird es lediglich dazu genutzt, die Wertansätze im Lager zu ermitteln. Doch künftig sollen damit in regelmäßigen Abständen die Verkaufspreise ermittelt und bei Bedarf geändert werden. Damit ist der Vertrieb befreit von Preisberechnungen und erhält mehr Freiraum für Leadgenerierung und Beratung. „Davon versprechen wir uns kurzfristig große Effizienz- und Transparenzvorteile“, so Ermling.

Gute Kommunikation

Das Einführungsprojekt selbst bewertet er so: „Wie bei den meisten IT-Projekten rumpelte es hin und wieder. Aber wenn man am Herzstück des Unternehmens arbeitet, ist es klar, dass dies nicht ohne Probleme abläuft.“ Viel wichtiger war ihm daher die Frage, wie sein Projektpartner mit Anregungen, Wünschen und Kritik umgeht. Und hier lobt er die gute Kommunikation: „Wir haben es im Lenkungskreis immer geschafft, einen konstruktiven Weg nach vorne zu finden.“ Derzeit steht der Feinschliff an den Prozessen an. In dieser Optimierungsphase schaut Lars Ermling bisweilen noch einmal in das alte System, um die früheren Arbeitsvorgänge zu analysieren. „Da frage ich mich schon manchmal, wie wir damit überhaupt haben arbeiten können. Und das ist doch ein gutes Zeichen.“

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