Enterprise Content Management
21 aktuelle Systeme im Überblick

Sandy Eggert

Die Aktualität des Themas Enterprise Content Management (ECM) lässt sich einerseits vom nicht nachlassenden Wettbewerbsdruck und weiterhin durch die zunehmende Digitalisierung der Geschäftswelt ableiten. ECM dient der Verwaltung aller Informationen und Dokumente eines Unternehmens und stellt damit die Basis für die IT-seitige Verwaltung schwach strukturierter Informationen dar. Der folgende Beitrag greift die Notwendigkeit eines unternehmensweiten Enterprise Content Management auf und stellt die Ergebnisse einer aktuellen Umfrage zu ECM-Lösungen vor.

Enterprise Content Management (ECM) verbindet Technologien, mit denen der unternehmensweite Content während des gesamten Enterprise-Content-Lifecycle (Erstellen, Verwalten/Verbinden, Veröffentlichen, Wiederverwenden, Speichern, Archivieren und Löschen) effizient verwaltet werden kann, um damit in allen Geschäftsprozessen eines Unternehmens zur Verfügung zu stehen [1]. Die Technologien des ECM verbessern damit erheblich die Informationsversorgung der Mitarbeiter und Kunden und steigern Reaktionsfähigkeit und Reaktionsgeschwindigkeit auf wirtschaftliche Veränderungen [1]. Aufgrund der vielfältigen Aufgaben, die unter dem Begriff ECM zusammengefasst werden, sollten Unternehmen eine ECM-Strategie anhand der im Unternehmen vorhandenen Informationen und Dokumentstrukturen festlegen. Dabei sind insbesondere die Phasen des Enterprise-Content-Lifecycle (Tabelle 1) zu berücksichtigen. Diese Phasen müssen im Rahmen der ECM-Strategie organisatorisch innerhalb der Geschäftsprozesse abgebildet und durch die eingesetzte ECM-Lösung technisch ermöglicht werden. 


Komponenten 

Innerhalb der aktuellen Übersicht mit 21 Lösungen aus dem Bereich ECM bieten 20 Lösungen eine Komponente zur elektronischen Archivierung an. Klassische Dokumentenmanagement-Funktionalität beinhalten alle betrachteten Systeme. Dem Bereich des ECM lassen sich weiterhin 18 Systeme zuordnen. Zusätzliche Komponenten für Input- und Output- Management werden jeweils von 13 und 6 Lösungen angeboten. Ein Workflowmanagement ist mit 19 der teilgenommen Systeme möglich. Alle Systeme sind auf Windows-Betriebssystemen (Vista bis 8) lauffähig. Lediglich 6 Systeme sind zudem mit dem Betriebssystem Mac OS X  (10.6 bis 10.9) nutzbar.


Produktportfolio

Hinsichtlich des Produktportfolios werden klassische DMS-Funktionalität, wie eine revisionssichere Langzeitarchivierung, Ad-hoc-Workflows und Vertragsmanagement von allen Systemen angeboten. Bis auf ein System bieten die Systeme zudem auch eine Capture- und Scan-Komponente. Funktionen für E-Mail-Archivierung und -Management sowie automatisierte Post- und Rechnungseingangsbearbeitung beinhalten 18 Systeme. 16 Systeme bieten zudem eine Komponente für das Business Process Management. Die vollständige Abdeckung des Produktportfolios ist in Bild 1 ersichtlich.

 


Bild 1: Produktportfolio.


Schnittstellen

Insgesamt bieten 17 Systeme Schnittstellen zu ERP-Lösungen an,16 Systeme davon zu SAP ERP und 15 beispielsweise zu MS Dynamics NAV. Da zunehmend auch Informationen aus Social Media Plattformen im Rahmen der unternehmensweiten Informationsverarbeitung relevant sind, wurde innerhalb dieser Umfrage auch nach Schnittstellen zu Social Networks gefragt. Lediglich 4 Systeme dieser Umfrage können aktuell Schnittstellen vorweisen.  

Weiterhin wurde nach einer MS Sharepoint-Integration gefragt, da MS Sharepoint aktuell ein beliebtes Instrument zur Umsetzung einzelner Prozessschritte geworden ist oder auch als Informationsportal im Unternehmen agiert. In dieser Recherche gaben 13 Hersteller an, dass mit ihrer Lösung eine MS Share-
point-Integration möglich ist.


Office-Integration

Da in Unternehmen zahlreiche Dokumente mit Office-Programmen erstellt werden, ist eine Office-Integration ein zwingender Bestandteil einer ECM-Lösung. Die Integration von MS Office bieten alle Systeme dieser Umfrage an. Die Integration von MS Office 365 jedoch nur 14 Systeme. Da sich Unternehmen neben kommerziellen Office-Produkten oft auch für vom Funktionsumfang her ähnliche Open Source-Lösungen entscheiden, wurden innerhalb der Umfrage auch die Integration von Open-Office (4 Nennungen) und LibreOffice (3 Nen-nungen) abgefragt. 

 


Tabelle 1: Inhalte des Enterprise-Content-Life-Cycle [1].


E-Mail-Archivierung

Sofern E-Mails zwischen Geschäftspartnern und Kunden ausgetauscht werden und steuerlich relevante Daten enthalten, sind auch diese entsprechend der Archivierungszeiten nach HGB unter Berücksichtigung der GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Speicherbuchführung) revisionssicher zu archivieren. Innerhalb der Umfrage wurden Funktionen zur E-Mail-Archivierung abgefragt (Bild 2). Eine automatische Konvertierung in das Archivformat PDF/A bieten 12 Systeme. Für eine automatische Übernahme von E-Mails ist die automatische Kopfdaten-Übernahme als Index eine notwenige Funktion, die von 17 Systemen angeboten wird. Eine intelligente E-Mailklassifikation/Datenextraktion bieten 15 Systeme dieser Umfrage an. 16 Hersteller gaben an, dass ihre Lösungen eine regelbasierte automatische E-Mail-Archivierung ermöglichen. 


Recherchemöglichkeiten

Hinsichtlich der Recherchemöglichkeiten bieten 20 Systeme eine Volltextsuche und 19 Systeme eine Indexrecherche an. 18 Hersteller gaben für ihre Lösungen eine google-ähnliche Suche auf Volltextbasis an. Eine semantische Suche bieten 10 Systeme. Eine Thesaurusfunktion zur Recherche-Unterstützung beinhalten jedoch nur 6 Systeme. 

Workflowmanagement

Im Rahmen des Workflowmanagements wurde die Abdeckung unterschiedlicher Workflow-Standards abgefragt. BPMN 2.0 wird von 9 Systemen unterstützt, eEPK lediglich von 2 Systemen. Der SharePoint Workflow kann von 6 Systemen dieser Umfrage integriert werden. 11 Anbieter gaben an andere Lösungen bzw. Workflow-Standards bereitzustellen.


Kritische Erfolgsfaktoren für die Implementierung

Weiterhin wurden die Anbieter nach den aus ihrer Sicht kritischen Erfolgsautoren für eine erfolgreiche Implementierung ihrer Lösung gefragt. Besonders häufig wurde an dieser Stelle die Benutzerfreundlichkeit des Systems genannt. Ein einfach zu handhabendes, modernes System führt entsprechend der Erfahrung der Anbieter zu einer erhöhten Akzeptanz. Auch die frühe Einbindung der zukünftigen Nutzer fördert die Akzeptanz erheblich. Dies schließt auch eine gemeinsame Erarbeitung der Sollprozesse mit den zuvor fest definierten Ansprechpartnern aus dem späteren Nutzerkreis mit ein. 

Weiterhin ist die Unterstützung seitens des Managements auf Kundenseite essentiell für eine erfolgreiche Einführung. Der Top-Management-Support ist generell in allen IT-Projekten ein entscheidender Faktor [2]. Weiterhin wurden realistisch aufgestellte und abgestimmte Zeitpläne und Projektziele genannt. Besonders häufig gaben die Anbieter der Umfrage auch eine stufenweise Einführung als kritischen Erfolgsfaktor an. Zudem tragen die Branchenkenntnisse des Anbieters und die Integration zum ERP-System maßgeblich zum Erfolg des Projektes bei.

 


Bild 2: Funktionen zur E-Mail-Archivierung.

Zukünftige Marktanforderungen

Abschließend wurden die Anbieter nach zukünftigen Marktanforderungen befragt. Die Antworten der Anbieter zeigen, dass die Integration mit sozialen Medien zukünftig stärker in den Vordergrund gestellt wird. Weiterhin erwartet die Anwenderseite eine einfachere Bedienung bzw. verbesserte Usability. Die Antworten zeigen zudem, dass die Anbieter von einer zunehmenden Mobilität als Anforderung seitens der Anwender im Bereich ECM ausgehen. Im Einzelnen sind damit die Verfügbarkeit auf mobilen Endgeräten sowie ein geräteunabhängiger Zugriff mit Hilfe von Cloud-Angeboten gemeint. 


Cloud Computing

Cloud Computing ist eine Form der bedarfsgerechten und flexiblen Nutzung von ECM-spezifischen IT-Leistungen, welche in Echtzeit als Service über ein Netzwerk bereitgestellt und nach Nutzung abgerechnet wird [3]. Jedoch existieren auch Risiken hinsichtlich des Datenschutzes und der Datensicherheit, welche im Vorfeld einer Cloud-Entscheidung zu analysieren und hinsichtlich des gesamten Lebenszyklus einer ECM-Lösung zu prüfen sind [3]. Beispielsweise ist dem Anwender oft nicht klar, wo seine Daten physisch verarbeitet und gespeichert werden. Im Hinblick auf die Erfüllung der Datenschutzrichtlinien müssen Anwender sicherstellen, dass ihre personenbezogenen Daten nur von Unternehmen verarbeitet werden, die den EU-Richtlinien genügen. Dazu gehören Anbieter in der EU, ebenso auch Anbieter in einigen wenigen als sicher erachteten Drittländern wie der Schweiz [4].  


Ausblick

Mittelständige Unternehmen sind mit der ECM-Nutzung aus der Cloud jedoch noch zögerlich. Allerdings profitiert gerade der Mittelstand von den Vorteilen einer Cloud-Nutzung. Sicherheitsbedenken lassen sich im Rahmen von Service Level Agreements eingrenzen. Weiterhin sollte auch vereinbart werden, wo die physische Datenhaltung erfolgt.

Abschließend kann festgehalten werden, dass wichtige Themen im Bereich des Mittelstands vor allem das klassische Dokumentenmanagement, die revisionssichere Archivierung und die automatisierte Rechnungsbearbeitung sind [5]. In größeren Unternehmen existieren meist ECM-Initiativen, die weiter ausgebaut werden.     

 

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Schlüsselwörter:

Enterprise Content Management, Dokumentenmanagement, elektronische Archivierung, Marktüberblick, E-Mail-Archivierung

Literatur:

[1] Eggert, S.: Enterprise Content Management - Gestaltung wandlungsfähiger ECM-Prozesse unter Verwendung kartographischer Methoden. GITO Verlag Berlin 2010.
[2] Herbst, A.; Simons, A.; vom Brocke, J.; Derungs, R.: Critical Success Factors in Enterprise Content Management: Toward a Framework for Readiness Assessment. S. 109 – 124, In: vom Brocke, J.; Simons, A. (Hrsg.): Enterprise Content Management in Information Systems Research - Foundations, Methods and Cases. Springer Verlag 2014.
[3] Arracher, K.-H.; Böhnel, C. u.a.: ECM in the Cloud. BITKOM, 2012.
[4] Eggert, S.: ERP in der Cloud - Wie können sich Cloud-Anwender rechtlich absichern? In ERP Management (1/2011), S. 34-36.
[5]. Bruhnke, A.; Sontow, K. u.a.: ECM im Mittelstand - Status Quo und Perspektiven für den Einsatz von Enterprise Content Management in Deutschland. BITKOM, 2015.