Internationalisierung im Mittelstand
Anforderungen an internationale Lösungen mit lokalem Anspruch

Christopher Catterfeld und Gregor Balve

Globalisierung ist nicht nur ein Thema für große Konzerne, auch immer mehr Mittelständler drängen mit ihren Produkten und Dienstleistungen auf die internationalen Märkte. Vor allem im gehobenen Mittelstand, also bei Firmen mit bis zu 2.500 Mitarbeitern, gibt es einen starken Trend zum Off-Shoring/Near-Shoring sowie zur Intensivierung von Vertriebsaktivitäten jenseits der heimischen Märkte. Eine Untersuchung des Statistischen Bundesamtes vom Februar 2008 [1] unter 20.000 befragten Unternehmen mit mehr als 100 Beschäftigten ergab, dass rund 18 Prozent der deutschen Firmen zwischen 2001 und 2006 Unternehmensaktivitäten ins Ausland verlagerten oder eine Verlagerung planten. Als Hauptzielmärkte wurden Ost-Europa, die EU-15-Staaten, China, Indien und die USA angegeben. Hauptsächliche Vorteile, die die Unternehmen erwarten, sind eine bessere Positionierung im Markt (73%), geringere Arbeitskosten (67%) und ein leichterer Zugang zu neuen Märkten (55%). Insgesamt ergeben sich einerseits auch für den Mittelstand neue lukrative Geschäfte und Möglichkeiten. Andererseits wird der Wettbewerb damit zur globalen Herausforderung.

Für den langfristigen Unternehmenserfolg ist es daher wichtig, auf mehreren Märkten präsent zu sein und dem globalen Wettbewerb dort Stand zu halten. Eine wirkliche Erfolgschance haben Unternehmen nur mit einer ERP-Lösung, die die Planung und Steuerung aller Unternehmensressourcen unterstützt. Mit einem System also, das alle Managementprozesse in einem übergreifenden Informationssystem integriert und die Sprache der jeweiligen Märkte spricht – und dies länderübergreifend. Nur so können Transparenz und Kosteneffizienz hergestellt werden. 


Bild 1: Die wichtigsten Zielregionen international expandierender Mittelständler.


International heißt oft auch „nicht mittelstandstauglich“

ERP-Lösungen, welche die Anforderungen eines internationalen Einsatzes erfüllen, sind jedoch meist mächtig, schwerfällig, sehr teuer und damit letztlich nicht mittelstandstauglich. Der Grund liegt darin, dass sie nicht direkt für die Anforderungen des Mittelstandes entwickelt wurden. Sie stammen aus dem Enterprise-Umfeld und sind für den Einsatz im Mittelstand lediglich auf die maximale mittelständische Nutzerzahl „verkleinert“ worden. Wenn die grundsätzlichen Ziele des Einsatzes einer ERP-Lösung sind, die Transparenz zu steigern, das Wachstum zu managen, die Zusammenarbeit der Mitarbeiter zu verbessern, die Kosten zu reduzieren und die Prozesse der Organisation zu straffen, dann gilt beim internationalen Einsatz die Prämisse: Je komplexer das Einsatzgebiet und je vielfältiger die Geschäftsprozesse, desto mehr muss eine ERP-Lösung für den Mittelstand auf Flexibilität und Einfachheit setzen. Mit der Internationalisierung steigen demnach die funktionalen und technischen Anforderungen an die eingesetzten ERP-Systeme, ihre Implementierung und Bedienung sollte jedoch so einfach wie möglich sein.


Internationalität erfordert Diversifikation und Vereinheitlichung

Um international agieren zu können, muss eine ERP-Lösung grundsätzlich eine Vielzahl an von Land zu Land unterschiedlichen Rahmenbedingungen und Eigenheiten in einem System unterstützen. Unternehmen können so nicht nur die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Unternehmensbereichen und Landesgesellschaften erheblich verbessern und die Abläufe optimieren, sondern auch heterogene IT-Landschaften in den einzelnen Niederlassungen vereinheitlichen. So sparen sie einen erheblichen administrativen und prozessualen Aufwand. 


Anforderungen an ein internationales ERP-System

Eine internationale ERP-Lösung muss selbstverständlich mehrsprachig sein. Darüber hinaus muss sie die lokalen Gepflogenheiten, Gesetzgebungen und Währungen der einzelnen Länder, in denen sie im Einsatz ist, berücksichtigen. Die multinationalen Bestimmungen (z.B. Steuersätze, Zollbestimmungen, Abgabenordnungen) sollten standardmäßig in die Software integriert sein, ohne nachträgliche Anpassungen zu erfordern, und so einen schnellen und aufwandsarmen Einsatz ermöglichen. Das bedeutet, dass eine mittelstandstaugliche ERP-Lösung für das internationale Geschäft problemlos mehrsprachige Daten wie Rechnungs-Texte, Artikelbeschreibungen, Währungsinformationen etc., die an verschiedenen internationalen Standorten in das System eingegeben werden, verarbeitet und die landesspezifischen Parameter in einem einheitlichen System konsolidiert. 

Gleichzeitig ist es notwendig, dass eine solche Software an die entsprechenden Anforderungen des Muttermarktes – in diesem Fall der deutsche Markt – angepasst ist, sodass mittelständische Unternehmen sich aller hiesigen Standards wie Elster, Standardkontenrahmen oder den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) bedienen können. Auch ist eine Zertifizierung nach den Grundlagen ordnungsgemäßer Buchhaltung (GoB) eine wichtige Voraussetzung für eine ERP-Lösung. Sie sollte zudem Abschlussfreiheit nach HGB oder IAS bieten und den elektronischen Zahlungsverkehr (DTAUS, DTAZV, MT940, etc.) für die einfache Geschäftsabwicklung unterstützen. 


Bild 2: Eine mittelstandstaugliche ERP-Lösung integriert
alle verfügbaren Informationen und Geschäftsprozesse eines
Unternehmens innerhalb einer einzigen Software-Plattform.


Multi-company Funktionen für grenzüberschreitende Geschäfte

Damit Standardsoftware international erfolgreich zum Einsatz kommen kann, muss diese alle notwendigen Funktionen für das professionelle Management multinationaler Unternehmen bieten und sämtliche Unternehmensbereiche umfassen: Finanzen, Produktion, Ein- und Verkauf sowie den Warenbestand, ein Customer-Relationship-Management (CRM)-System sowie umfangreiche Business-Intelligence-Funktionen zur Analyse der unternehmenskritischen Daten integrieren. Nur so können Insellösungen mit aufwändigen Schnittstellen und deren zeit- und kostenintensive Pflege vermieden werden. Leicht bedienbare Berichts- und Business-Tools sollten Funktionalität und Datenintegration mit einer leistungsstarken Workflow-Engine verbinden, um eine Echtzeitkontrolle ohne komplizierte Analyseschritte und eine transparente Übersicht über alle Aktivitäten zu generieren. 


Wachstum erfordert Skalierbarkeit

Internationales Agieren hat vor allem das Ziel, das Unternehmenswachstum voranzutreiben. Dementsprechend muss eine international ausgerichtete ERP-Lösung technisch so angelegt sein, dass sie Wachstumsprozesse zulässt und Funktionen nach Bedarf Schritt für Schritt eingeführt und eingesetzt werden können. Dazu sollten Funktionen dann aktiviert werden können, wenn ein Unternehmen sie benötigt. Das macht die Lösung weniger schwerfälig für den Mittelstand. Gleiches gilt für die Nutzeranzahl: Das ERP-System muss für einen einzigen Standort genauso lauffähig sein wie an vielen Standorten. 


Flexibilität und Kollaboration

Um Flexibilität und damit Zukunftssicherheit zu gewährleisten, ist eine offene Technologieplattform von Vorteil. Denn damit können gerade mittelständische Unternehmen flexibel und schnell auf neue Marktanforderungen reagieren und sich gegenüber großen Konzernen Vorteile sichern. Eine offene Plattform ermöglicht sowohl die Entwicklung der Anwendungskomponenten als auch die Personalisierung der Standardsoftware für besondere Unternehmensanforderungen im Rahmen von Kunden-Produktimplementierungen ohne Änderungen des Source Codes und begünstigt so rasche Entwicklungszyklen. Weitere Stichwörter in diesem Zusammenhang sind SOA und Web-Services: Kollaborationsmöglichkeiten werden durch Web-Services zur Verfügung gestellt. Ein offenes Technologiekonzept liefert eine vollständige Unabhängigkeit von Funktion und Technik und damit die freie Wahl des Betriebssystems (egal ob Windows, Unix oder Linux) sowie der Datenbanken (z.B. Oracle oder Microsoft SQL). 


Das Internet verbindet

Besonders für kleine Standorte im Ausland, Vertriebsmitarbeiter weltweit sowie Zweigstellen mit wenigen betriebswirtschaftlichen Arbeitsplätzen sollte die ERP-Lösung auch über einen Internetbrowser aufgerufen und bedient werden können. Um Geschäftsindikatoren, Prozesse, Termine oder externe Webinhalte in einer Oberfläche präsentieren zu können, haben sich individuelle User-Portale , die einfach per Drag and Drop konfigurierbar sind, bewährt. 


Bild 3: Eine offene Technologie ermöglicht die Einbindung von
Web-Services und die Anbindung an Service-orientierte Architekturen.


Automatisierung von Standardprozessen und Workflows

Mittelständische Manager im internationalen Umfeld brauchen Möglichkeiten, ihren Workflow im ERP-System zu steuern. Leistungsstarke Workflow-Engines und Routinen helfen dabei, Business-Regeln so zu definieren, dass sie die Geschäftsprozesse stärker automatisieren. Dabei bieten sie die Möglichkeit, auf bereits vorgefertigte Abläufe zuzugreifen oder diese individuell anzupassen: Wird etwa eine neue Bestellung in das System eingegeben, können die Anwender die Software damit beauftragen, immer einen bestimmten Einkäufer hierüber zu informieren. Auch Autorisierungs- oder Unterschriftenregeln in Freigabeprozessen können so definiert werden. Oder das Management kann automatisch gewarnt werden, wenn bestimmte Unternehmenskennzahlen über– bzw. unterschritten werden. Diese und andere Routinen erlauben es den Anwendern, ihre Prozesse wesentlich effizienter und reibungsloser zu steuern und so besser im internationalen Wettbewerb zu bestehen. 


Die Intelligenz der Unternehmen nutzen

Moderne ERP-Lösungen müssen professionelle Business-Intelligence-Funktionalitäten integrieren und erlauben den Nutzern, aus unterschiedlichsten Datenquellen Statistiken und Berichte in Form von Tabellen oder Grafiken zur Verfügung zu stellen. Mit Hilfe leistungsfähiger Report-Funktionen lassen sich aus fast jeder Datenquelle (egal ob Datenbank, Textdatei, XML-basierter Datei oder OLAP (Online-Analytical-Processing)), Informationen herausfiltern und weiterbearbeiten. Das Programm sollte Anwender auch beim Entwurf von interaktiven Berichten und dem Export in Formate wie PDF, RTF oder Excel unterstützen. Analysen sollten sich im Web veröffentlichen oder in externe Anwendungen integrieren lassen. Dadurch hat vor allem das Management alle unternehmenskritischen Daten stets im Blick und kann so auf unternehmerische Risiken adäquat reagieren.


Den weltweiten Vertrieb im Blick

Kundenkommunikation, Service- und Support-Dienstleistungen können deutlich verbessert werden, wenn diese auf globaler Ebene transparent und übersichtlich sind. Daher sollte eine CRM-Software gleich mit ins ERP-System integriert sein. Diese liefert Funktionalitäten für die Automatisierung von Vertriebsprozessen, mit denen die Anwender Kundentermine, Servicezeiten oder Liefertermine hinterlegen können, um so alle Vertriebsprozesse professionell und global zu steuern. Darüber hinaus gewähren integrierte CRM-Funktionen der Geschäftsführung zu jeder Zeit einen Überblick über den Status aller Vertriebsaktivitäten, sodass zukünftige Umsätze tagesaktuell vorhergesagt werden können. Und dies auf Basis des weltweiten Vertriebs. 

 

Schlüsselwörter:

Internationalisierung, internationale ERP-Lösung, Mittelstand, Multi-company-Funktionalitäten, Offenheit, Kollaboration, SOA, Web-Services.

Literatur:

[1] Statistisches Bundesamt, Wiesbaden 2008: STATmagazin April 2008, http://www.destatis.de/jetspeed/portal/cms/Sites/destatis/Internet/DE/Na...