Prozessmanagement in der Cloud
Grenzen für individuelle Prozesse bei Cloud basierten ERP-Lösungen

Michael Schlecht

Mit Einführung der ersten ERP-Softwarelösungen begann die Diskussion, ob Unternehmen individuelle Prozesse und damit auch die Unterstützung dieser Prozesse im ERP-System brauchen. Standardisierung der Prozesse wurde noch im Jahr 2000 und in den Folgejahren bei vielen Unternehmen mit hoher Priorität umgesetzt. Erst mit Web 2.0 und der daraus resultierenden Vielfalt an Internetanwendungen wurde die Stärke der Individualität wieder entdeckt. Sich positiv zu differenzieren ist ein Element, um im harten Wettbewerb wachsen zu können. Moderne Cloud-ERP-Systeme eröffnen den Unternehmen heute die Möglichkeit, die Vorteile einer Cloud-basierten Lösung auszuschöpfen und trotzdem kundenindividuelle Prozesse zur Differenzierung kostengünstig abbilden zu können. Der Beitrag veranschaulicht die Einschränkungen von Cloud-ERP-Systemen speziell bei Prozessen außerhalb des ERP-Standards.

Bild 1: ERP-Plattformen im Vergleich.

Cloud-Lösungen und Cloud-Technologie haben die IT-Welt bei vielen Unternehmen bereits verändert. Neben Office-, CRM- und anderen Nischenanwendungen gibt es inzwischen eine ganze Reihe von etablierten Angeboten für ERP-Lösungen aus der Cloud. Kunden entscheiden sich für diesen Weg um vorgefertigte Standard-Funktionen und Prozesse mit wenig Aufwand und in vergleichsweise kurzer Zeit für ihr Unternehmen nutzen zu können. [1] Beim Cloud-Ansatz teilen sich viele Kunden eine gemeinsame Plattform und Infrastruktur. Daraus ergeben sich Kostenvorteile, die an die Kunden weitergegeben werden. Moderne Internet-Plattformen werden kontinuierlich verbessert und erweitert. ERP-Cloud-Lösungen folgen diesem Ansatz. Die Kunden erhalten mehrfach pro Jahr automatisch neue Release-Stände. Diese kontinuierliche Weiterentwicklung ist schlanker gestaltet als die aufwendigen Upgrade-Projekte von traditionellen On-Premise-Installationen.

Standard-Lösung oder Plattform
Die ersten Ansätze für ERP-Lösungen aus der Cloud folgten dem Modell Standard-ERP-Lösungen (Typ I). Vorgefertigte Szenarien unterstützen spezifische Prozesse z.B. Lead-to-Cash und sind eingeschränkt konfigurierbar. Einige dieser Lösungen haben eine branchenspezifische Ausprägung. Diese Lösungen sind wirtschaftlich nur nutzbar, wenn man innerhalb der vorgegebenen Prozesse bleibt. Ein typischer Vertreter dieses Lösungsansatzes ist SAP Business ByDesign. Andere Anbieter adressieren nur einen Teil der ERP-Funktionalität z.B. CRM oder Logistik, haben aber frühzeitig ihre Technologie als Entwicklungsplattform weiterentwickelt und positioniert (Typ II). Salesforce ist hierfür ein gutes Beispiel. Nur wenige Anbieter wie z.B. NetSuite sind konsequent den Weg gegangen, ein umfängliches ERP-System zu entwickeln und gleichzeitig eine Plattform für Erweiterungs- und Entwicklungsaufgaben zu schaffen (Typ III).

Hauptziel: Effiziente Geschäftsprozesse
Bessere Unterstützung der Geschäftsprozesse ist eine strategische Zielsetzung, die IT-Berater bei ihren Kunden vorfinden. Bei vielen Firmenneugründungen beschäftigt sich die Geschäftsidee direkt mit Internet. Diese Start-ups realisieren neue Geschäftsmodelle um Mehrwert für Kunden zu schaffen. Die hierfür notwendigen Prozesse werden durch Standard-ERP-Lösungen (Typ I) meist nicht ausreichend unterstützt. Komplexe Miet- und Vermittlungsmodelle, Weiterverrechnung von Werbung, von Klicks oder von genutzten Ressourcen lassen sich oft nur durch kundenspezifische Prozessvarianten abbilden. Die Unternehmen wachsen schnell und die Geschäftsprozesse müssen entsprechend der sich ändernden Unternehmensausrichtung angepasst, weiterentwickelt und verändert werden.

Differenzierungspunkte
Da alle Anbieter für ihre Systeme reklamieren, erweiterbar zu sein, gilt es Kriterien zu finden, um die Qualität und die Möglichkeiten für Prozesserweiterungen bewerten zu können. Kundenspezifische Prozesse sind nur dann zu realisieren, wenn Standardtransaktionen um eigene Felder ergänzt und mit neu definierten Datenstrukturen (Tabellen) verknüpft werden. Eine Anpassung der Oberflächen ist notwendig um neue Datenfelder und Funktionen bedienbar zu machen. Selbst leistungsfähige Workflow-Funktionen reichen meist nicht aus um die geforderte Prozesslogik abzubilden. Programmbausteine, die z.B. in Java-Script oder einer ähnlichen Sprache geschrieben sind, werden in die Standardabläufe eingefügt. Dies kann nur dann realisiert werden, wenn der Zugriff auf die Standard-Datenstrukturen und leistungsfähige Programmbausteine zur Verfügung stehen. Eine ausgereifte Entwicklungsumgebung ist für alle diese Schritte Voraussetzung. Wie einfach können die Entwicklungsschritte umgesetzt werden und gibt es genügend Unterstützung z.B. Online-Debugger, um effizient zu programmieren? Oft müssen auch andere Anwendungssysteme mit eingebunden werden. Sind die dafür notwendigen Mechanismen wie SOAP-Schnittstellen oder REST-Interfaces für bi-direktionale Kommunikation vorhanden und einfach nutzbar? Die Kunden wollen nicht nur sehen, dass eine Erweiterung machbar ist, sondern natürlich auch, zu welchen Kosten diese umgesetzt werden kann. Hier unterscheiden sich die Ansätze vom Typ I zu Typ II und III ganz erheblich. Beim Typ II und III konnten wir beobachten, wie Studenten an der Hochschule nach kürzester Zeit in der Lage waren eigene Anwendungen als Ergänzungen zu erstellen. Beim Typ I System waren jedoch vorher umfangreiche Ausbildungsschritte notwendig und die Entwicklungsmöglichkeiten waren deutlich eingeschränkt.

Vorteile der Cloud sind nutzbar
Leistungsfähige Plattformen für Cloud-ERP-Lösungen sind am Markt etabliert. Bei vielen Berater-Kunden wurden Projekte realisiert, bei denen kundenspezifische Prozesse und Abläufe erfolgreich eingerichtet und programmiert wurden. Beispiel: Der Kunde betreibt eine Internet-Plattform um private Wohnungen an attraktiven Standorten an Kurzmieter zu vermitteln. Wohnungssuche und Anfrage zu einer konkreten Wohnung erfolgen über die Plattform. Der gesamte kaufmännische Teil mit Rechnungsstellung und Zahlprozessen wurde auf Basis des Standard-ERP-Systems realisiert. Bei der Rechnungsstellung sind viele Varianten zu berücksichtigen, insbesondere Sonderprozesse, wie Stornos zu unterschiedlichen Zeitpunkten, erhöhten die Komplexität. Plattform und ERP sind über REST-Schnittstellen online verbunden um das hohe Datenvolumen abbilden zu können. Ausgeprägte kundenspezifische Prozesse sind mit Standard-Funktionen des ERP-Systems verbunden. Der Kunde profitiert von den bekannten Vorteilen des Cloud-Ansatzes und ist offen für kommende Prozessveränderungen.

Fazit
Immer mehr Unternehmen konzentrieren sich auf ihr Kerngeschäft und kaufen sich die ERP-Funktionen als Leistung über das Internet. Auch bei kundenindividuellen Prozessen kann die Flexibilität und Erweiterbarkeit von Cloud-ERP-Lösungen in vollem Umfang genutzt werden.

Empfehlungen für die Auswahl eines Cloud-ERP Systems

  • Auswahl des Systems, das einen hohen Anteil der Standardprozesse abdeckt
  • Auch bei einem Start mi eingeschränkten Funktionsumfang, sollte für die Entscheidung das Ziel-Szenario zugrunde gelegt werden. So werden ein Systemwechsel und Zusatzkosten über die nächsten Jahre vermieden.
  • Anforderungen über die Standardprozesse der ERP-Systeme hinaus geben der Plattformauswahl eine entsprechend hohe Priorität. So bleibt die Flexibilität, auch in Zukunft neue individuelle Prozesse schnell und kostengünstig implementieren zu können, trotz des Cloud-Einsatzes erhalten
  • Kein Vertrauen auf Marketingfolien – Beispiele sollten anhand der Entwicklung einer eigenen Prozessvariante gezeigt werden.
  • Schlüsselwörter:

    ERP-Betrieb, Sourcing-Strategie, Outsourcing, Eigenbetrieb, Betriebsmodell.

    Literatur:

    [1] IDC-Studie: Deutsche Unternehmen wollen mit Cloud Services Geschäftsprozesse optimieren, 2013.