Betriebsformen für ERP-Systeme

Norbert Gronau

Die aktuelle Diskussion um Cloud Computing hat die Frage der richtigen Betriebsform für ein ERP-System in den Fokus der Diskussion gestellt. Bisher waren entweder ein Betrieb des ERP-Systems durch die eigene IT im Haus („on premise“) oder das Hosting bei einem entsprechend dafür qualifizierten Anbieter möglich. Die wachsende Verfügbarkeit von Cloud-ERP-Angeboten [1] erhöht nun den Spielraum für Veränderungen. Der folgende Beitrag behandelt Vor- und Nachteile der Betriebsarten, günstige Zeitpunkte für ein Umstellungsprojekt sowie Hinweise zur notwendigen Wartungsorganisation.

Cloud Computing
Die allgemeinen dem Thema Cloud Computing zuordenbaren Angebote sind Bild 1 zu entnehmen [2]. Dabei werden neben den Ebenen Infrastructure as a service, Plattform as a service auch der Bereich Business as a service der Cloud zugerechnet, wenn etwa Aufgaben der Belieferung aus eigenen Lagern an Dienstleister übergeben werden.

Bild 1: Bestandteile von Cloud Computing [2]

Die in den Augen des Verfassers zutreffendste Definition für Cloud Computing die Definition des NIST (National Institute for Standard and Technology) der USA. Danach ist Cloud Computing ein Modell für die Verfügbarmachung eines einfachen Netzwerkzuganges zu einem geteilten Pool konfigurierbarer Ressourcen (z.B. Netzwerke, Server, Speicher, Anwendungen und Dienstleistungen). Diese Ressourcen können sehr schnell zur Verfügung gestellt und freigegeben werden und benötigen dazu nur minimale Managementanstrengungen oder Interaktionen mit dem Provider der Dienstleistungen [3]. NIST nennt fünf Essentials, die ein Cloud Computing-Angebot von einfachen Hostingangeboten oder anderen Fremdbezügen von IT-Leistungen unterscheiden. Neben dem on-demand-Selbstbedienungszugangs, der, ohne menschliche Interaktion zu beanspruchen, bei plötzlich auftretendem Bedarf statt 100 Pageviews nun 10.000 Pageviews ausliefern kann, gehört ein breitbandiger Netzwerkzugang über beliebige Browser zum Cloud Computing. Die Verfügbarmachung über lediglich einen Browser, womöglich auch noch mit proprietären Plug-ins, ist dem Cloud-Gedanken abträglich. Die Ressourcen in der Cloud werden vom Anbieter gepoolt, wobei in der Regel Multi-Tenancy-Modelle verfolgt werden, bei denen einige Ressourcenbestandteile dediziert einzelnen Anwendern zur Verfügung gestellt werden, während andere gemeinsam genutzt werden. Ein wesentliches Merkmal von Cloud Computing ist die schnelle Elastizität der Cloud, die ein Erhöhen oder Reduzieren der benötigten Ressourcen in sehr kurzer Zeit ermöglicht. Ebenso gehört zum Cloud Computing die Messung der Verfügbarkeit und Inanspruchnahme des Services.

Überblick über existierende Cloud-Angebote
Die großen Softwareanbieter und darüber hinaus viele weitere Anbieter stellen Dienstleistungen, Infrastrukturen oder Plattformen in der Cloud zur Verfügung. So bietet beispielsweise Google eine App-Engine, mit der eigene Anwendungen, die in Java oder Python geschrieben wurden, ausgeführt werden können. Fünf Millionen Seitenaufrufe sind dabei kostenlos. Die Anwendungen laufen in einer Sandbox und können somit andere Anwendungen auf dem selben Betriebssystem nicht gefährden. Google stellt einen Objektdatenspeicher zur Verfügung, nicht jedoch eine relationale Datenbank. Sehr umfassend ist das Webservices-Angebot von Amazon, das neben zahlreichen Basisservices wie Messaging, Inhalte, Payment auch die Integration menschlicher Arbeit ermöglicht. Über das Angebot Mechanical Turk können Aufgaben, die menschliche Interaktion erfordern, wie etwa das Erkennen von Umrissen auf Bildern, unter Nutzung der Bezahlmodelle von Amazon in die Cloud verlagert werden. Ein Datenspeicher von 5 Terabyte ermöglicht auch das Speichern sehr großer Datenmengen. Die Elastic Computing Cloud EC2 von Amazon stellt Rechner einschließlich Speicherprozessor und Betriebssystem zur Verfügung. ERP-Systeme, die schon in der Cloud funktionieren, sind beispielsweise eNVenta von Nissen und Velten aus Stockach, SAP Business by Design oder Netsuite. eNVenta ist als System für fünf bis dreißig Benutzer konzipiert, basiert auf dem Cloud-Angebot SQL Azure von Microsoft und ist auch in der Lage, mit kundenindividuellen Anpassungen in der Cloud zu laufen. Nach Ansicht des Verfassers handelt es sich bei NVenta um das fortschrittlichste Cloud-ERP-System auf der Microsoft-Plattform. Sehr viel Erfahrung durch sein seit 12 Jahren angebotenes webbasiertes CRM-System hat SalesForce.com, das neben der Sales- und der Service-Cloud auch die Programmierumgebung Force.com anbietet. Fast zwei Milliarden US-Dollar Umsatz und fast 100.000 Kunden sprechen für die umfassende Erfahrung dieses Anbieters. Ein anders gelagertes Angebot macht Scopevisio für kleine und mittlere Unternehmen. Die Anwendungen wie Finanzwesen, CRM und Faktura werden zu sehr konkurrenzfähigen Preisen (ab 4,99 EUR pro User und Monat) verfügbar gemacht. Als Betriebsstätte für die Cloud wird ein Frankfurter Bankenrechenzentrum verwendet. Vor einigen Jahren stellte SAP die Lösung Business by Design vor, ein komplett neu entwickeltes ERP-System für den gehosteten Betrieb, das zu Preisen ab 125 EUR/User/Monat angeboten wurde. Ein online-Konfigurator, der anhand von etwa 400 Fragen sehr schnell branchentypische Ausprägungen einrichten kann, sollte eine einfache und schnelle Inbetriebnahme ermöglichen. Da der Vertrieb in Deutschland beinahe unter Ausschluss der Fachöffentlichkeit stattfand, sind nur wenige weitere Details über Business by Design bekannt. Vor kurzem gab SAP bekannt, die Entwicklung des Systems einzufrieren und sich auf hauptspeicherresidente Technologen im ERP-Umfeld zu konzentrieren. Im Gegensatz dazu hat der amerikanische Anbieter NetSuite bereits 10.000 Kunden und ist nach eigenen Angaben das führende ERP-System in der Cloud. Über ERP-Systeme hinweg lassen sich in der Cloud auch Office-Funktionen nutzen, so bietet Microsoft mit Office Life 365 rudimentäre Office-Funktionen in der Cloud bereits an. Google-Apps für Dokumente, Präsentationen und Tabellenkalkulationen sind ebenfalls weit verbreitet. Aber auch Projektmanagement-Tools wie ProjektPlace.de oder Telefonanlagen wie Sipgate können heute aus der Cloud bezogen werden. Eine gänzlich anders geartete Cloud stellt die von Apple-Gründer Steve Jobs im Juni 2011 vorgestellte iCloud dar, die für jeden der gegenwärtig etwa 450 Millionen IOS-User fünf Gigabyte zum Austausch von Daten und Dokumenten zur Verfügung stellt. In der iCloud können Dokumente ohne Konfigurationsaufwand seitens des Benutzers repliziert und an mehreren Standorten verfügbar gemacht werden. Ebenfalls standortübergreifend verfügbar sind alle Versionen dieser Dokumente seit Erstellung. Vorrangig für den Consumer-Bereich konzipiert, wird die iCloud und die damit verbundenen Möglichkeiten sehr schnell auch für den Business-Bereich interessant werden, insbesondere mit der zunehmenden Verbreitung von iPads und iPhones für Business-Zwecke.

Bild 2: Liefermodelle für Cloud Services

Als Liefermodelle können (Bild 2) neben der Installation auf eigenen Rechnern (on premise) die Public Cloud und die Private Cloud unterschieden werden. In der Public Cloud wird das öffentlich verfügbare Angebot der Cloud-Service-Anbieter genutzt. In der Private Cloud wird ein eigenes Rechenzentrum für seine eigenen in die Cloud zu verlagernden Anwendungen betrieben. Daneben ist auch eine hybride Lösung denkbar, die für bestimmte Aufgabenstellungen private und öffentliche Cloud-Angebote kombiniert. Schließlich können sich auch mehrere Unternehmen zusammenschließen, um einen Cloud zu betreiben, dies wird dann als Community-Cloud bezeichnet. Zu den Vorteilen von Cloud-Services gehören [4]:

  • keine Investition in IT
  • keine Infrastruktur
  • kein Betriebspersonal
  • temporäre Nutzung von Ressourcen möglich
  • schwankende Lastverläufe und starkes Wachstum abbildbar
  • 24/7-Zugriff weltweit realisierbar
  • Folgende Risiken müssen vor einem Cloud-Einsatz überdacht werden [5]:

  • die Frage der eventuellen Überbuchung von Ressourcen
  • die Vertraulichkeit und Prüffähigkeit von Daten
  • die Einhaltung von Compliance-Vorschriften
  • das Datenschutzrisiko
  • die Auswirkungen von Fehlern des Anbieters auf die Aufrechterhaltung des eigenen Geschäfts
  • Die Skalierungsgeschwindigkeit muss ebenso überprüft werden wie der Umgang mit einer eventuellen an einigen Standorten beschränkten Brandbreite. Ebenfalls ist zu klären, ob nicht Cloud Computing-Server mit Schädlingen infiziert oder von ausländischen Geheimdiensten überwacht sein können.

    Zeitpunkte für ein Umstellungsprojekt
    Immer dann wenn wesentliche Veränderungen im Unternehmen auftreten, ist es an der Zeit, auch über Veränderungen des ERP-Systems und seiner Betriebsform nachzudenken. Solche Veränderungen außerhalb eines Continous Improvement (KVP, Kaizen etc.) können typischerweise in drei Gruppen differenziert werden (Bild 3).

    Bild 3: Anlässe, über die Betriebsform des ERP-Systems nachzudenken

    So kann es infolge von Segmentierungsentscheidungen zur Aggregation oder Disaggregation organisatorischer Einheiten kommen. Als Beispiel für eine Disaggregation sei die rechtliche Verselbständigung eines Geschäftsbereichs in eine eigenständige juristische Person genannt, als Beispiel für eine Aggregation der Aufkauf eines Handelshauses durch einen Anbieter von Telefoniedienstleistungen. Prozessveränderungen, wenn sie gravierend sind, sind ebenfalls ein Anlass zum Handeln. So können neue Prozesse oder Prozessabläufe eingeführt werden, Abläufe wesentlich verändert werden oder die Prozesse auf neue Aufgabenträger übertragen werden (Outsourcing). Schließlich ist der dritte Bereich, der Ansatzpunkte für Entscheidungen über die ERP-Betriebsform zulässt, der Bereich der Auflösung von Unternehmensgrenzen oder deren Schließung. Eine Auflösung der Unternehmensgrenze liegt z.B. vor, wenn zukünftig intensiv mit einem Partner in der Wertschöpfungskette Informationen ausgetauscht werden sollen (z.B. OEM - Automobilzulieferer), eine Schließung dann, wenn diese Zusammenarbeit wieder beendet wird. In allen diesen Fällen kann unter Zuhilfenahme der obigen Chancen-/Risikenbetrachtung erwogen werden, den ERP-Betrieb ganz oder teilweise in die Cloud zu verlagern. Dabei hat sich herausgestellt, dass logistiknahe Funktionen sich weniger gut für eine Verlagerung eignen, während internationale Vertriebsfunktionen sehr gut verlagert werden können. Eine genauere Betrachtung muss stets unternehmensbezogen vorgenommen werden, wobei die zukünftige Ausrichtung des Unternehmens und sich daraus ergebende Szenarien in die Betrachtung einbezogen werden müssen. Wartungsorganisation Die Wartungsorganisation, mit der der reibungslose ERP-Betrieb sichergestellt wird, hat einen erheblichen Einfluss auf die Leistungsfähigkeit und Produktivität der im ERP-System abgebildeten Prozesse [6]. Häufig bleibt dieser Bereich jedoch unbeachtet, obwohl massive Anzeichen auf eine sehr geringe Benutzerzufriedenheit schließen lassen. Vorhandene Mängel in der Wartungsorganisation sind ebenfalls ein Anlass zum Handeln. Bei jeder Überprüfung der ERP-Betriebsart muss auch die Wartungsorganisation mit überprüft werden. Der ERP-Systembetrieb ist in vielen Unternehmen ein ungeliebtes Kind. Sie haben sich damit abgefunden, dass bestimmte Änderungen nur mit einem gewissen Aufwand in das ERP-System zu integrieren sind, sie haben u. U. den First-Level-Support an einen Dienstleister – im Zweifel sogar in Indien –ausgelagert und sind so aus Sicht des oberflächlichen Topmanagements ein Problem losgeworden. Diese allzu einfache Betrachtung lässt jedoch außer Acht, dass Mängel in der Sicherstellung eines mit den Geschäftsprozessen verbundenen ERP-Systembetriebes unmittelbar die Leistungsfähigkeit des Unternehmens beeinträchtigen. Diese schleichende Leistungseinbuße kann je nach Art des Prozessabschnittes erhebliche Auswirkungen erreichen. In den von mir durchgeführten Praxisprojekten konnten wir feststellen, dass teilweise Produktivitätsfortschritte von 50 Prozent und mehr zu erreichen sind, wenn Unzulänglichkeiten im vorhandenen ERP-System beseitigt werden. Leider ist häufig die Wartungsorganisation so gestaltet, dass es nicht möglich ist, innerhalb angemessener Zeit diese Mängel zu beseitigen oder auch nur zu erkennen und ihre Bedeutung einzuschätzen. Im Wesentlichen kritisieren ERP-Anwender die Geschwindigkeit, mit der die IT oder die Wartungsorganisation auf Anfragen, Probleme und Fehler reagiert. Zuweilen wird die Prioritätensetzung angezweifelt und die sachgerechte Einschätzung der Problemlage in den Fachbereichen und in den wertschöpfenden Geschäftsprozessen in Frage gestellt. Abgeleitete Einschätzungen daraus beziehen sich dann auf die angeblich fehlende Dienstleistungsmentalität der IT-Abteilung. Ausgangspunkt für die Verbesserung der Wartungsorganisation kann eine Befragung der Anwender sein. Das IT-Servicemanagement übernimmt Dienstleistungsaufgaben zur Sicherstellung eines effizienten und performanten Ablaufs der Geschäftsprozesse. Diese Zielorientierung muss eindeutig erkennbar sein. Niemand kann die Erfüllung dieser Ziele besser beurteilen als die Anwender in den Fachabteilungen. Dabei können einfach gestaltete Zufriedenheitsbefragungen, etwa über das firmeninterne Intranet, verwendet werden oder in Einzelfällen auch qualifiziertere Einzelmeinungen durch Interviews mit Fach- und Führungskräften aus den wertschöpfenden Prozessen eingeholt werden. Sehr hilfreich kann eine Einschätzung durch das IT-Servicemanagement selbst sein, wie die Anwender wohl die eigene Leistung empfinden. Ergeben sich in Selbstbild und Fremdbild erhebliche Differenzen (wenn etwa die IT ihre Leistung mit “zwischen 2 und 3” einschätzt und die Anwender diese Leistung “zwischen 3 und 4” einschätzen), dann besteht erheblicher Handlungsbedarf, der auch bei der Verlagerung des ERP-Betriebs in die Cloud berücksichtigt werden muss.

  • Auswahl des Systems, das einen hohen Anteil der Standardprozesse abdeckt
  • Auch bei einem Start mi eingeschränkten Funktionsumfang, sollte für die Entscheidung das Ziel-Szenario zugrunde gelegt werden. So werden ein Systemwechsel und Zusatzkosten über die nächsten Jahre vermieden.
  • Anforderungen über die Standardprozesse der ERP-Systeme hinaus geben der Plattformauswahl eine entsprechend hohe Priorität. So bleibt die Flexibilität, auch in Zukunft neue individuelle Prozesse schnell und kostengünstig implementieren zu können, trotz des Cloud-Einsatzes erhalten
  • Kein Vertrauen auf Marketingfolien – Beispiele sollten anhand der Entwicklung einer eigenen Prozessvariante gezeigt werden.
  • Schlüsselwörter:

    Cloud Computing, ERP, Wartungsorganisation, Entscheidungszeitpunkt

    Literatur:

    [0] Gronau, N.: Cloud Computing im Maschinen- und Anlagenbau. Productivity Management 5/2011, S. 28-31
    [1] Repschläger, J.; Zarnekow, R.: IT-Outsourcing und Cloudsourcing - Gemeinsamkeiten und Unterschiede. ERP Management 7. Jg. 2011, Heft 1, S. 48-51.
    [2] Metzger, C. u. a.: Cloud Computing - Chancen und Risiken aus technischer und unternehmerischer Sicht. München 2011.
    [3] Fröschle, H.-P.: Cloud Computing - Herausforderungen für IT-Management und Betrieb. ERP Management 7. Jg. 2011, Heft 1, S. 45-46.
    [4] Martens, G.; Teuteberg, F.: Cloud Computing. ERP Management 6. Jg. 2010, Heft 1, S. 24-27. [6] Gronau, N.: Mehr Anwenderzufriedenheit durch besseren ERP-Support ERP Management 6. Jg. 2010, Heft 4, S. 18-20