Geschäftsprozessmanagement, Teil 6:
Methoden für die Geschäftsprozessmodellierung

 

Norbert Gronau

Eine Methode ist eine systematische Vorgehensweise zur Lösung eines Problems. Sie basiert auf einem System von Regeln und schreibt vor, wie vorzugehen ist, um ein festgelegtes Ziel zu erreichen. In diesem Beitrag werden Modellierungsmethoden für Geschäftsprozesse im Überblick, nicht jedoch in den Feinheiten des einzelnen Modellierungsverfahrens vorgestellt. Grundsätzlich können (für die Prozessmodelleriung weniger geeignete) datenorientierten Methoden, die objektorientierte Modellierung mittels UML-Aktivitätsdiagrammen, die kontrollflussorientierte Modellierung mittels z.B. BPMN, EPK und PMDL sowie die aktivitätsorientierte Modellierung mittels KMDL differenziert werden.

Arten von Modellierungsmethoden
Modellierungsmethoden können danach unterschieden werden, welche Art Zusammenhang sie im Zeitablauf darstellen: Zusammenhänge können statisch, also im Zeitablauf unveränderlich oder dynamisch sein und lassen sich statisch oder dynamisch abbilden.
Auf die statische Abbildung statischer Zusammenhänge, wie etwa in Datenmodellen, wird hier nicht weiter eingegangen. Im Mittelpunkt der Betrachtung stehen Prozessmodelle, in denen eine statische Abbildung dynamischer zusammenhänge erfolgt. Grundsätzlich stehen für diese Abbildung verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung (siehe Bild):

  • Eine formfreie Beschreibung von Abläufen kann z.B. in Textform erfolgen. So kann in unterschiedlichen Graden an Ausführlichkeit der Ablauf eines Prozesses erläutert werden. Formvorschriften oder Schablonen für die Beschreibung existieren nicht; eine maschinelle Auswertung der Beschreibung ist prinzipiell möglich (Text Mining), aber sehr aufwendig. 
  • Semiformal sind grafische Darstellungen von Prozessabläufen zur Visualisierung wie die Methoden BPMN, EPK und PMDL. Sie besitzen Regeln für die Anfertigung von Prozessmodellen, deren Einhaltung auch erzwungen werden kann. Allerdings hat der Modellierer die Freiheit, davon abzuweichen. Das freie Modellierungswerkzeug Modelangelo verfügt dazu extra über einen Schalter, mit dem die Konsistenzprüfung der Modelle abgestellt werden kann. 
  • Formal sind schließlich solche Modelle, die z.B. in ausführbaren Code übertragen werden oder maschinell auf Korrektheit (nicht nur auf Regeleinhaltung) überprüft werden können. Für die Erstellung von Simulationsmodellen und für die Umsetzung von Prozessen in Workflowmanagementsystemen werden formale Modelle benötigt. 

Einsatzbereiche der Prozessmodellierung
Die Prozessmodellierung hat mehrere interne und externe Zielgruppen, die aus unterschiedlichen Gründen an der Darstellung der wesentlichen wertschöpfenden Abläufe in der Organisation interessiert sind, u.a. verschiedene Stellen im Unternehmen selbst, Softwareanbieter und Berater.
Viele Unternehmen weisen schwerfällige Arbeitsabläufe und eine ineffiziente Organisation mit komplexen, historisch gewachsenen und undokumentierten Anwendungssystemen auf. Dieser Zustand zwingt sie zur Reorganisation der Geschäftsprozesse. Die Einführung neuer prozessabbildender Anwendungssysteme zur Effizienzsteigerung kann nur in Verbindung mit einer Analyse und Neugestaltung der Arbeitsabläufe erfolgen. Insbesondere größere Organisationen bauen daher Unternehmensprozessmodelle auf, mit denen folgende Aufgaben erledigt werden:

  • Erfassung und Dokumentation der Geschäftsprozesse in einem Unternehmensprozessmodell
  • Schwachstellenanalyse der Gesamtorganisation
  • Anforderungsdefinition für neue Anwendungssysteme
  • Auswahl und Einführung dieser Systeme
  • Einarbeitungshilfe und Nachschlagewerk für den Anwender.

Die Kunden von Anwendungssystem-Anbietern benötigen bei der Produktauswahl Informationen über den Funktionsumfang der Produkte. Prozessmodelle können als Produktbestandteil der Software mitgeliefert werden und als Verkaufsargument dienen. 
Einsatzanalysen beim Kunden können durch vorliegende Daten- und Ablaufbeschreibungen bedarfsgerecht dokumentiert werden. Intern können Softwareanbieter die Prozessmodelle als Basis für individuelle Weiterentwicklungen (Modifikationen) verwenden.
Für Berater steht die Durchführung von Reorganisationsprojekten beim Kunden im Vordergrund. Ein weiterer Schwerpunkt ist die Begleitung der Einführung von Standardsoftware oder Workflow-Management-Systemen. Prozessmodelle dienen als Kommunikationsinstrument und als Vergleichsbasis bei der Softwareauswahl. 
Innerhalb und zwischen diesen Zielgruppen haben unterschiedliche Rollen unterschiedliche Anforderungen an die Abbildung von Abläufen in Prozessmodellen:

  • Das Management ist an organisatorischen Gestaltungsspielräumen interessiert, die Auswirkungen auf die Planung der Informationssysteme haben. In der sich anschließenden Projektplanung ist das Management als kritischer Erfolgsfaktor einbezogen. Schließlich können Schätzungen des Projektaufwands den einzelnen Prozessen zugeordnet und so eine Priorisierung durch das Management vorgenommen werden. 
  • Entwickler von Anwendungssystemen sind mit der Pflege und Weiterentwicklung der organisatorischen und technischen Schnittstellen der Prozesse beauftragt. Sie benötigen eine nachvollziehbare Dokumentation der Prozesse und ihrer Arbeit daran. Weiterhin ist diese Zielgruppe an einer Wiederverwendbarkeit der Prozessmodelle interessiert, um einmal entwickelte Lösungen aufwandsarm auf andere Probleme übertragen zu können. Durch die formalen Anforderungen an Prozessmodelle hinsichtlich Konsistenz und Korrektheit wird auch ein Beitrag zur Qualitätssicherung geleistet. 
  • Keyuser und Endbenutzer sind zuvorderst an einer verständlichen Dokumentation von Prozessen und diese abbildenden Systemen interessiert. Das Erlernen neuer Prozesse und Systemfunktionen erfolgt leichter mit Hilfe von Prozessmodellen.

Aus dem zuvor Gesagten lässt sich der Gestaltungsrahmen für das Prozessmanagement im Unternehmen ableiten. 
Auf der strategischen Ebene werden die Geschäftsfelder eines Unternehmens einschließlich der dort wirksamen kritischen Erfolgsfaktoren betrachtet.
Auf der fachlich-konzeptionellen Ebene erfolgt dann die Ableitung der Prozesse im Rahmen des Prozessmanagements. Das Prozessmanagement umfasst die Phasen der Prozessabgrenzung, der Prozessmodellierung und der Prozessdurchführung. Ausgehend von den Geschäftsfeldern werden die zu modellierenden Prozesse ausgewählt. Bei der Prozessmodellierung erfolgt die Abbildung der Realitätsausschnitte aus einem Geschäftsfeld in Form eines Modells. Die letzten Phase bezieht sich auf die Prozessführung. Ihr Ziel ist die Ausrichtung des Prozesses an den Messgrößen des Prozesserfolgs. Diese Messgrößen können z.B. aus den kritischen Erfolgsfaktoren abgeleitet werden. Je nach Ergebnis erfolgt dann eine Re-Modellierung der Prozesse.
Die operative Ebene, d.h. die Ausführungsebene wird in die Phasen der Workflow-Modellierung, der Workflow-Ausführung und des Prozess-Monitoring unterteilt. Diese Phase wird im Kapitel Workflowmanagement betrachtet.

Vorbereitung der Prozessmodellierung 
Um eine ausreichende Qualität der erstellten Prozessmodelle zu erreichen, sind entsprechende Vorbereitungen erforderlich.
Bei der Identifikation und Auswahl relevanter Perspektiven geht es darum, welches Ziel mit der Prozessmodellierung verfolgt werden soll. Daran sind u.a. die zu nutzenden Sichten, die Detaillierungstiefe und der Grad an Abstraktion von der Realität festzumachen.
Rosemann et. al. schlagen vor, frühzeitig die Kommunikationswege festzulegen, mittels derer die Modelle beurteilt und bekanntgemacht werden sollen. Dazu kommen u.a. Poster, Handbücher oder Intranetseiten infrage. 
Im Rahmen der Festlegung der Modellierungstechniken wird bestimmt, welche Modellierungssprache (z.B. EPK, BPMN, PMDL) verwendet und welche der mit diesen Modellierungssprachen verbundenen Objekttypen (z.B. Stelle, Information, Anwendungssystem) in welchem Detaillierungsgrad verwendet werden soll. 
Danach werden die zu verwendenden Modellierungskonventionen festgelegt. So kann z.B. von strikten Syntaxvorgaben dann abgewichen werden, wenn keine automatische Weiterverarbeitung der Prozessmodelle geplant ist. Auch die zwingend zu erfassenden Attribute (wie Bearbeitungsdauern oder Wahrscheinlichkeiten bei Verzweigungen) sind festzulegen. 
Im dritten Schritt "Regeln zur perspektivenspezifischen Anpassung" ist festzulegen, welche Objekttypen beim Übergang von einer Perspektive zur anderen auszublenden sind. Während die Personalabteilung an den Schreib-Lese-Zugriffen der prozessbeteiligten Rollen nicht interessiert ist, sind diese für das Customizing eines ERP-Systems durchaus relevant. Parallel zur inhaltlichen Ausgestaltung der Modellierungssprache muss ein Modellierungswerkzeug ausgewählt werden. An dieses Werkzeug sind -je nach Perspektive- u.a. folgende Anforderungen zu stellen: 

  • Verwaltung der Modelle in einer Datenbank
  • Mehrbenutzerfähigkeit
  • Sichtenübergreifendes Metamodell
  • Anpassbarkeit an unternehmensspezifische Anforderungen - Benutzerfreundliche Bedienung 
  • HTML-Generator für erzeugte Prozessmodelle
  • Schnittstellen für Modellaustausch und Erweiterungen
  • Modellierung mehrerer Perspektiven
  • Verwaltung von Modellvarianten.

Nach der Auswahl des Modellierungswerkzeugs wird dieses an die getroffenen Anforderungen angepasst (Customizing).
Sofern nicht alle vereinbarten Modellierungskonventionen vom Werkzeug überprüft werden, sind ggf. weitere organisatorische Regelungen zu erlassen. Ggf. ist je nach Perspektive auch das Anfertigen weiterer Modellbestandteile wie textlicher Prozessbeschreibungen erforderlich.
Die organisatorischen Rahmenbedingungen umfassen die Definition und Zuordnung von Rollen (Modellierer, Administrator, Methodenexperte) und die Festlegung der Prozesse der Modellerstellung, -kommunikation und -pflege. 
Alle getroffenen Regelungen werden dann in einem Modellierungsstandard zusammengefasst. 

Dieser Abschnitt ist ein Auszug aus dem Buch „Geschäftsprozessmanagement in Wirtschaft und Verwaltung“ (2. Auflage) Berlin 2016 von Norbert Gronau