Unternehmenssoftware als Plattform für Prozessinnovation
Technologieintegration und Prozessexzellenz zur Maximierung des Wertbeitrags von ERP-Systemen

Bernd Schenk

Prozessinnovation, die Identifizierung neuer Wege der Wertschöpfung, ist von herausragender Bedeutung für den nachhaltigen Erfolg von Organisationen. Innovationsinitiativen müssen zu den aktuellen technologischen Entwicklungen und den von ihnen geschaffenen Möglichkeiten Bezug nehmen. Die bedeutende Rolle von Unternehmenssoftware im Bereich Prozessinnovation wird in vielen dieser Initiativen vernachlässigt. Bereits bei der Auswahl von ERP-Systemen muss auf die Bedeutung von ERP-Systemen für Prozessinnovation geachtet werden. Die Anforderungen an ERP-Systeme und an die Offenheit derselben steigen ständig und können nicht von allen Anbietern in gleichem Maß befriedigt werden. Dieser Beitrag stellt die unterschiedlichen Rollen dar, die eine Unternehmenssoftware in einem Innovationsszenario spielen kann und analysiert die möglichen Verbindungen von technologischer Innovation und Unternehmenssoftware als Prozessmanagementplattform in Unternehmen.

Zahlreiche Beiträge der letzten Jahre fokussieren sich auf die Art und Weise, in welcher Informationstechnologie Innovation ermöglicht, oder diese vorantreibt [1, 2]. Diese Untersuchungen fokussieren häufig Themen der Datenintegration und der Prozessunterstützung als Hauptnutzen von Unternehmenssoftware. Ferner analysieren diese das Potenzial, Geschäftsprozesse mittels Unternehmenssoftware umzugestalten und zu optimieren. Prozessinnovation im Sinne dieses Beitrags fokussiert daher auf die Verbesserung von Abläufen anhand der Integration neuer Technologien in einer Organisation [3]. Diese Art der Innovation ist abzugrenzen von Produktinnovation, die auf die Schaffung neuer Produkte für Kunden eines Unternehmens abzielt. Zum Zweck der Prozessverbesserung analysieren Organisationen neue Technologietrends und beurteilen diese auf Nutzbarkeit und Integrierbarkeit innerhalb der unternehmensinternen IT- und Prozesslandschaft.

Eine Unternehmenssoftwarelandschaft besteht heute aus zahlreichen verschiedenen Applikationen, die zu einer individuellen Kombination auf Basis der Anforderungen eines Unternehmens zusammengefügt (orchestriert) wurden. Die individuelle Applikationslandschaft besteht aus Komponenten, die sich in unterschiedlichen Phasen ihres Softwarelebenszyklus befinden. Ein modernes Verständnis von Unternehmenssoftware muss diese unternehmensspezifische Komplexität berücksichtigen, um die Möglichkeiten von Software im Unternehmen zu verstehen. Neue Technologien und Konzepte werden kontinuierlich in eine bestehende Softwarelandschaft integriert. Unternehmenssoftware befindet sich daher permanent im Wandel und bewegt sich durch wiederkehrende Modifikationen von Teilen der Landschaft von einem stabilen Zustand zum nächsten. 

In zahlreichen Unternehmen werden Unternehmenssoftwaresysteme immer noch als Werkzeug zur Unterstützung existierender Prozesse verstanden, das eine gemeinsame Datenhaltung zwischen verschiedenen Unternehmensbereichen oder Abteilungen einer Organisation sicherstellt. Unternehmenssoftware hat sich jedoch von individuell erzeugten Anwendungen für eine einzelne Unternehmung hin zu einem anpassungsfähigen System von Standardkomponenten entwickelt, das Prozessanpassung und Standardisierung gleichzeitig ermöglicht. Die Flexibilität ist durch die Offenheit neuer Plattformen in diesem Bereich stark gestiegen und ermöglicht Prozessinnovation auf der Basis von Unternehmenssoftware.  


Rollen von Unternehmenssoftware

Der folgende Abschnitt beschreibt die möglichen Rollen, die eine Unternehmenssoftware in einem Prozessinnovationsszenario einnehmen kann. Diese Rollen nehmen Bezug auf die heterogene Anwendungslandschaft, die ein solches System ausmacht. Veränderungen einzelner Softwarekomponenten und die Integration neuer Technologien stellen mögliche Startpunkte für Prozessinnovation dar. Informationstechnologie kann in einem Innovationsprozess zwei grundlegende Rollen einnehmen: Die des Auslösers (engl. Trigger) oder jene eines Befähigers (engl. Enabler) für Innovation [4]. Diese Grundidee wird im Folgenden in den Bereich Unternehmenssoftware und Prozessinnovation transferiert und erweitert. Auf Basis der spezifischen Charakteristika von Unternehmenssoftware kann darüber hinaus eine dritte Rolle identifiziert werden. 


Enabler 

Unternehmenssoftware ist der Hauptbestandteil einer organisationalen Anwendungslandschaft. Da diese entweder individuell erzeugt wurde oder eine intensiv angepasste Standardsoftware ist, repräsentiert und speichert sie das Prozess-Know-how eines Unternehmens in großem Umfang. Prozessinnovationsaktivitäten müssen immer Bezug zu einer bestehenden Unternehmenssoftwarelandschaft nehmen, um nachhaltige Resultate in einer Organisation erzielen zu können. Die Durchdringung der Organisation wird zumeist durch die Implementierung der angepassten, neuen Prozesse in einer Unternehmenssoftwareplattform erreicht. Diese wird daher zum Enabler für Prozessinnovation. Der Auslöser für Prozessinnovation, wie rechtliche Veränderungen, Geschäftsprozess-Reengineering-Projekte oder Unternehmensübernahmen und –fusionen liegen in diesem Fall außerhalb der Softwareplattform. 


Trigger 

Dieses Szenario beschreibt eine Situation, in der Veränderungen in der Unternehmenssoftware selbst (beispielsweise neue Softwarekomponenten oder die Integration neuer Technologien wie Mobile Computing) die Prozessinnovation auslösen. Durch Technologie geschaffene, neue Möglichkeiten führen zu einer Neugestaltung von Prozessen und erhöhen dadurch den Wertbeitrag der IT. Dieses Szenario macht besonders deutlich, dass Unternehmenssoftware, deren Potenzial richtig verstanden und eingesetzt wird, eine strategische Ressource darstellen und nachhaltige Wettbewerbsvorteile schaffen kann.


Enforcer 

Während im Szenario Trigger eine Innovation durch Erhöhung der Möglichkeiten charakterisiert, ist das Szenario Enforcer durch die Erzwingung von Innovation gekennzeichnet. Die angebotenen Fähigkeiten und Möglichkeiten eines Systems werden in einer Form verändert, die eine Ausführung bestehender Prozesse nicht mehr ermöglicht und daher zwingend eine Veränderung hervorruft. Ein klassisches Beispiel hierfür ist die Ablösung von Altsystemen (engl. Legacy-Systemen). Zahlreiche Unternehmen nehmen diese erzwungen Veränderungen als Anlass für eine weitgreifende Neugestaltung von Geschäftsprozessen. Auf diesem Weg soll vermieden werden, dass bestehende und möglicherweise historisch gewachsene und oftmals nicht mehr zeitgemäße Prozesse in ein neues System überführt werden. Gleichzeitig wird von Verantwortlichen erwartet, dass die Kopplung der Veränderungen in der IT-Landschaft und der dadurch unterstützten Geschäftsprozesse zu einer höheren Akzeptanz des Wandelprozesses führt. Das Szenario Enforcer zeigt auch, warum Unternehmenssoftwareimplementierungsprojekte als hochkomplex angesehen werden und umfangreiche Veränderung in einem Unternehmen mit sich bringen. 

CIOs müssen alle drei Rollen berücksichtigen, die eine Unternehmenssoftware in einem Prozessinnovationsprojekt spielen kann, um Innovationspotential identifizieren zu können. Die Unternehmenssoftware ist eine Plattform, die Innovation ermöglichen, aber auch auslösen kann. Gleichzeitig ist diese als prozesssteuernde Einheit zentrales Element jeder Prozessinnovationsini-
tiative in einer Organisation. Berücksichtigt man nur eine dieser Rollen, führt dies zu unzulässigen Vereinfachung und in Folge zu nur mangelhaft umgesetzten Innovationsinitiativen. Die Darstellung der verschiedenen Szenarien zeigt auch die Bedeutung eines tiefgehenden Verständnisses der durch neue Technologien offerierten Möglichkeiten. Die Einbettung neuer Technologien in Unternehmenssoftware ist eine wichtige Komponente von Prozess-
innovation. Das Potenzial von Unternehmenssoftware kann jedoch nur optimal ausgeschöpft werden, wenn die darin integrierten Prozesse von hoher Güte sind. Für zahlreiche Unternehmen, insbesondere KMUs, bieten sich die von Softwareherstellern angebotenen Prozessvorlagen als hilfreiche Richtlinie zur effizienten Prozessoptimierung an. Gleichzeitig ist zu berücksichtigen, dass die konsequente Umsetzung von Best Practice- bzw. Standardprozessen nicht zur Schaffung von Wettbewerbsvorteilen führt. Exzellente Prozesse müssen daher identifiziert und von Standardprozessen abgegrenzt werden. Es ist genau abzuwägen, in welchen Bereichen die Orientierung an Prozessvorlagen eine Effizienzsteigerung bringt und welche Bereiche durch individuelles Prozessdesign gestaltet werden müssen, um Wettbewerbsvorteile zu sichern und auszubauen. 


Offenheit von Unternehmenssoftware 

In den vergangenen Jahren wurde in der Literatur zumeist klar zwischen der Phase der Systementwicklung (engl. Build-Time) und der Systemverwendung (engl. Run-Time) unterschieden [5]. Diese Unterscheidung ist zur Darstellung der Rolle von Unternehmenssoftware in Prozessinnovation aufzugeben. Implementierungsprojekte in Unternehmen finden heute kaum als vollständige Neuinstallation statt, sondern treffen auf eine existierende Anwendungslandschaft, die durch ein Implementierungsprojekt erweitert wird. Was Weick [6] als „chronically unfrozen system“ in der Managementtheorie beschreibt, kann in den Bereich der Unternehmenssoftware als neuer Modus operandi übertragen werden. Das Konzept organisationalen Wandels (mit dem Phasen unfreeze, change, refreeze) zeigt die Tatsache auf, dass Unternehmen nur effizient sein können, wenn sie in einer stabilen Umgebung arbeiten. Unternehmenssoftware wird als Herzstück eines Unternehmens verstanden und folgt daher der Dynamik organisationalen Wandels. 

Die von Weick [6] beschriebene Tendenz, ein chronically unfrozen system zu werden, gilt für Unternehmenssoftware demnach ebenso. Sich schnell wandelnde Umgebungsvariablen, wie Wertschöpfungsnetze als Form der interorganisationalen Kooperation, erhöhen die Frequenz des Wandels für Organisationen und ihre Systeme und erfordern eine permanente Offenheit für Wandel auf allen Ebenen. Eine große Herausforderung bei der Integration von Unternehmenssoftware in Innovationsinitiativen ist daher die Etablierung dieser Offenheit und die Schaffung einer Plattform für Innovationsunterstützung. Ein offenes System weist einen Mangel an Strukturen auf und führt zu Unsicherheiten bei Anwendern bzw. Mitarbeitern, da sich Arbeitsabläufe häufig ändern. Innovationsinitiativen müssen dies berücksichtigen und Maßnahmen treffen, um das Produktivitätsniveau eines Unternehmens auch in Phasen des Wandels hoch zu halten. Gleichzeitig muss dieser Trend zu erhöhter Offenheit mit Bezug zu aktueller Unternehmenssoftware analysiert werden. Viele heute im Einsatz befindliche Systeme sind stabile, monolithische Lösungen, die eher die Bewahrung einer existierenden Prozesslandschaft unterstützen anstatt als Innovationsplattform fungieren zu können. Auf Systemebene ist daher die Offenheit im Sinne eines chronically unfrozen systems durchaus wünschenswert. Dieser Transformationsprozess wird auch durch neue Technologien unterstützt (beispielsweise In-Memory-Computing und damit verbundene Möglichkeiten zum Real-Time-Process-Monitoring sowie der Prozessorchestrierung während der Laufzeit), neue Möglichkeiten der Systembereitstellung wie Cloud Computing (mit den Ausformungen SaaS, PaaS, IaaS) und Erweiterungen der Präsentationsschicht (wie Mobile Computing). 

Um eine Unternehmenssoftware in eine Prozessinnovationsplattform umzuwandeln, müssen Unternehmen tiefes Verständnis für neue Technologien in ihrem Bereich haben und gleichzeitig über umfangreiches Wissen hinsichtlich ihrer Prozesslandschaft sowie Möglichkeiten zur Optimierung derselben verfügen. Der von Unternehmenssoftware angebotene Lösungsraum erweitert sich durch die technologischen Innovationen der letzten Jahre. Unternehmen sind angehalten, das Potenzial neuer Technologien zu verstehen und diese im Sinne einer Wertschöpfungsoptimierung einzusetzen. Unternehmenssoftware kommt dabei eine bedeutende Rolle zu, da sie als Speicher des gesamten Prozess-Know-hows verstanden werden kann. Diese sich ändernde Rolle von Unternehmenssoftware zeigt sich auch in einem veränderten Auftreten zahlreicher Anbieter. So fokussiert sich bspw. die SAP AG in den vergangenen Jahren sehr stark auf Methoden des Design Thinkings, um ganzheitliche Lösungen und Geschäftsprozesse zu erarbeiten, die anschließend mittels Software in einem Unternehmen umgesetzt werden.

 

 

Schlüsselwörter:

Prozessinnovation, Wandel, Technologie, Unternehmenssoftware

Literatur:

[1] Markus, L. M.: Technochange management: Using IT to drive organizational change. Journal of Information Technology, 19 (2004) 1, 4–20.
[2] Turedi, S., & Zhu, H.: Business value of IT: Revisiting productivity paradox through three theoretical lenses and empirical evidence. AMCIS 2012 Proceedings. Paper 18. 2012.
[3] Wang, P.: Popular concepts beyond organizations: Exploring new dimensions of informa- tion technology innovations. Journal of the Association for Information Systems, 10 (2009) 1, 1–30.
[4] Nambisan, S.: Information technology and product/service innovation: A brief assessment and some suggestions for future research. Journal of the Association for Information Systems, 14 (2013) 4, 215–226.
[5] Shanks, G., Seddon, P., & Willcocks, L. (Eds.). . Second wave enterprise resource planning systems. Cambridge 2003.
[6] Weick, K. E. (). Organization design: Organizations as self-designing systems. Organizational Dynamics, 6 (1977) 2, 31–46.