Elektronischer Austausch von Stammdaten im Großhandel

Norbert Gronau, Natalie Habib

Gegenwärtig wandelt sich die Warenwirtschaft nach dem Paradigma vollständig automatisierter und digitalisierter Beschaffungsprozesse mittels Internet der Dinge und betrieblicher Anwendungssysteme. In Großhandelsunternehmen gibt es bereits ein breites Bewusstsein dafür, jedoch nur einen geringen Fortschritt in der Implementierung.
Das Center for Enterprise Research untersuchte in Zusammenarbeit mit der Zeitschrift ERP Management die IT-Trends von mittelständischen Großhändlern. In diesem Whitepaper werden die Ergebnisse der Untersuchung vorgestellt und Trends im Stammdatenmanagement betrachtet.

Management Summary

Der elektronische Austausch von Stammdaten des Handels mit seinen Lieferanten und Kunden zielt auf einen vollständig digitalisierten und automatisierten Beschaffungsprozess unter Nutzung des Internets und mittels ERP-Systemen.

Eine Implementierung des elektronischen Austauschs von Stammdaten setzt die sichere, elektronische Anbindung von Lieferanten und den Austausch von Stammdaten ohne Medienbruch voraus, welche unternehmensintern insbesondere auf ERP-Systemen basiert.
Diese vom Center for Enterprise Research (CER) durchgeführte Marktstudie „IT-Trends im Großhandel“ (2017) erfasst die Situation in Großhandelsunternehmen mit dem Schwerpunkt auf die Verwendungsform (Papier, CD, Internet, individualisierte elektronische Stammdatenkataloge) beim Austausch zwischen Herstellern, Lieferanten und Handel auf der einen Seite und Handel und Abnehmer auf der anderen Seite und ihre Implikationen auf die Artikelpflege sowie die Generierung von Stammdatenkatalogen in ERP-Systemen. Weitere Fragen drehten sich um E-Procurement, Mobile ERP und Intelligente Auswertungen. 

Je mehr Lieferanten elektronisch angebunden werden, desto einfacher gestaltet sich die Artikelpflege bei Großhändlern.

Großhändler und Kunden nutzen für den Austausch am meisten papierbasierte Stammdatenkataloge, dicht gefolgt von Internetkatalogen und elektronischen individualisierten Stammdatenkatalogen und zu einem sehr geringen Anteil CDs (nur noch mit den Lieferanten). Insgesamt ist die Nachfrage der Kunden nach individualisierten elektronischen Stammdatenkatalogen noch niedriger als das Angebot der Lieferanten. 

Die elektronische Anbindung von Lieferanten ist weit fortgeschritten. Eine Marktrecherche von Lünendonk
 zum Stand des E-Procurements zählte einen Anbindungsgrad von Lieferanten zwischen 5 % und 50 %. Bei den in dieser Studie befragten Unternehmen ist dieser Anteil auf inzwischen ca. 65 % angestiegen.

Der Großhandel hat den vollständig digitalisierten und automatisierten Beschaffungsprozess hinsichtlich des Austauschs von Stammdaten gegenwärtig nur teilweise implementiert. Papierkataloge werden neben Internetkatalogen und individualisierten elektronischen Katalogen sowohl nachgefragt als auch angeboten. Der Austausch von Stammdaten ist noch ausbaufähig, auch was Effizienz und Qualität betrifft. Dazu leisten entsprechende Dienstleister (Intermediäre) und spezialisierte ERP-Systeme einen wesentlichen Beitrag.


Elektronischer Austausch von Stammdaten im Handel

Die durch die Digitalisierung und Vernetzung veränderten Anforderungen im Bereich des elektronischen Austauschs von Stammdaten in der Warenwirtschaft umfassen die Themen Beschaffungsprozess, Verwaltung der Stammdaten, Verkauf und verwendete Kommunikationsmedien. Der Prozess soll über Unternehmensgrenzen hinweg durchgängig sein, einschließlich elektronischer Lieferantenanbindung und Kundenkommunikation. Daraus leiten sich veränderte Anforderungen an die Artikelpflege sowie die Verwaltung und Bearbeitung von Stammdaten ab. Ein durchgängiger Prozess vom Lieferanten über den Handel bis zum Abnehmer kann erst als optimal hinsichtlich Zeit, Kosten, Qualität und Veränderbarkeit angesehen werden, wenn bisherige Medienbrüche überwunden wurden. Die Verwendung von herkömmlichen Medien (Papier, CD) steht dabei neuen Medien (Internet, individualisierte elektronische Stammdatenkataloge) gegenüber.


Bedeutung durchgängiger unternehmensübergreifen-der Beschaffungsprozessen

Frühere Beschaffungsprozesse umfassten die Schritte Ausdrucken der Bestellung des Kunden, Übermittlung an den Lieferanten und dortige Eingabe in das System des Lieferanten. Der elektronische Beschaffungsprozess überträgt die Bestellung über eine direkte Verbindung der Firmennetze, ist fehlerfrei, schnell und bidirektional und zeichnet sich durch die Beherrschung hoher Artikelvielfalt sowie Orts- und Zeitunabhängigkeit aus. Die elektronische Beschaffung gliedert sich in geschlossene, halboffene und offene Systeme. 

Geschlossene Systeme sind bidirektionale Zusammenschlüsse von Kunden- und Lieferantennetzen. Die kosten- und zeitaufwendige Einrichtung der Schnittstelle begründet den Einsatz von geschlossenen Systemen bei großem Beschaffungsumfang wie zum Beispiel in der Automobilindustrie. 

Halboffene Systeme sind z.B. Lieferantennetze, die für die Kunden über einen Browser oder eine API zugänglich gemacht werden, so dass ein Lieferant mit mehreren Kunden über eine Plattform kommunizieren kann. Bei der Großhändler-Kunden-Verbindung kommen halboffene Systeme zum Einsatz. 

Offene Systeme sind Kunden- und Lieferantennetze, die über eine Plattform oder das Internet Daten mittels Produktkatalogen austauschen. 

Ziel der Optimierung ist die unternehmensübergreifende Verknüpfung zu einer digitalen, ganzheitlichen Wertschöpfungskette. Über das Internet der Dinge und Dienste sind Firmen orts- und zeitunabhängig miteinander verbunden. Vor- und nachgelagerte Prozessschritte werden basierend auf wertschöpfungsübergreifenden Informationen modelliert, ausgeführt, analysiert und optimiert. Im Vendor-Managed Inventory Modell stellt das Produkt kaufende Unternehmen seine Verkaufsinformationen dem Zulieferer bereit. Der Zulieferer übernimmt dafür die volle Verantwortung für die Produktverfügbarkeit im Kundengeschäft. Beispiele dafür gibt es nicht nur im EInzelhandel, sondern auch im Großhandel.


Anforderung an das Manage-ment von Stammdaten

Der elektronische Beschaffungsprozess im Unternehmen setzt gegenüber dem herkömmlichen ein spezielles Stammdatenmanagement voraus, um eine hohe Stammdatenqualität zu erreichen. Unterschiedliche Katalogformen (Papier, CD, Internet, individualisierte elektronische Stammdatenkataloge) haben unterschiedliche Eigenschaften bei Wiederverwendbarkeit, Haltbarkeit (Aktualisierungen), Kosten und Personalaufwand.

Wenn Sie weiterlesen möchten, können Sie das Whitepaper kostenlos anfordern