Alles über ERP!
Der komplette Guide zu ERP-Systemen – mit wertvollen Checklisten
Erhalten Sie praxisnahe Tipps zu ERP-Systemen. So gehen Sie bei ERP-Auswahl, ERP-Implementierung und Optimierung von ERP-Lösungen für Ihr Unternehmen vor. Wir stellen branchenspezifische ERP-Lösungen vor. Auch cloudbasierte Systeme werden erläutert. Auf dieser Seite finden Sie nützliche Checklisten, Expertenrat und Ressourcen, um fundierte Entscheidungen zu treffen, insbesonder die neuesten Trends, Technologien und Werkzeuge für ein effizientes Enterprise Resource Planning.
Wir freuen uns über Ihr Feedback.
ERP-Verständnis
Was versteht man unter einem ERP-System?
ERP-Systeme im Überblick
Wie orientiere ich mich auf dem ERP-Markt?
ERP-Auswahl
Was sollte man bei der ERP-Auswahl beachten und wie kann man das Auswahlrisiko minimieren?
Zu den Checklisten
ERP-Implementierung und ERP-Einführung
Wie implementiere ich ein ERP-System schnell und erfolgreich?
Ein Einführungsprozess besteht aus mehreren Schritten: Analyse, Konzeption, Anpassung und Test, letzterer kann einmal oder mehrere Male je nach agiler oder linearer Vorgehensweise durchlaufen werden. In einer agilen Methode wäre das ein Sprint.
Diese Schritte sind Teil eines größeren Projekts und liegen zwischen der Vorbereitungsphase und der Umstellungsphase nach Abschluss eines Teilprojekts. Die einzelnen Schritte werden unterstützt durch die parallell laufenden Schritte des Projekt- und Qualitätsmanagement und durch die Projektkommunikation. Um Konflikte zu vermeiden, wird eine Trusted Advisory als Projektsteuerung empfohlen. Einige ERP-Beratungen bieten „Trusted“ Advisory an.
Dieses Modell kann in mehreren Unternehmensbereichen mehrfach durchlaufen werden. Dauer und der Aufwand von Phase zu Phase variieren dabei. Das Modell muss an den Umfang des Projekts angepasst werden. Die Inhalte einer Phase hängen von verschiedenen Faktoren wie Unternehmensgröße und Standort ab.
Abbildung 2: Vorgehensmodell der ERP-Einführung (vgl. Gronau u. a. 2016, S. 38).
Was Sie im Einführungsprozess alles beachten sollten, finden Sie etwa in diesen Publikationen:
ERP Management „ERP-Einführung“
ERP Management „ERP-Einführungsstrategien“
Ein Vorgehensmodell zur erfolgreichen ERP-Einführung
Handbuch der ERP-Auswahl, Norbert Gronau, 3. Auflage 2023
Handbuch der ERP-Einführung, Norbert Gronau, erscheint 2024
Die Kosten für die Einführung eines neuen ERP-Systems sind von vielen verschiedenen Positionen und Faktoren abhängig. Was Sie dabei alles beachten sollten, welche Positionen oft vergessen oder unterschätzt werden, wie man das Projektbudget berechnen kann und was eine RoI-Analyse damit zu tun hat, erfahren Sie in dieser Checkliste:
Was kostet die Einführung eines ERP-Systems wirklich? (exklusiv im All-Access-Abo lesen)
ERP-Betrieb und ERP-Ablösung
Wann benötige ich ein neues ERP-System?
ERP-Update
Update-Prozesse im Überblick
ERP-Weiterentwicklung
ERP-Systeme in der Cloud
- Datensicherheit – Obwohl Cloud-Anbieter in der Regel hohe Sicherheitsstandards haben, gibt es immer noch das Risiko, dass Daten gehackt oder gestohlen werden.
- Abhängigkeit von Dritten – Cloud-basierte ERP-Systeme sind von den Diensten des Anbieters abhängig.
- Kosten – Cloud-basierte ERP-Systeme werden zumeist über Abonnements und regelmäßige Nutzungsgebühren bezahlt, sodass die Kosten über die Zeit höher sein können als bei selbstbetriebenen Systemen.
ERP-Infrastruktur und ERP-Architektur
Ein ERP-System besteht aus mehreren Schichten, die von der Datenhaltung bis hin zur Benutzungsoberfläche reichen.
Abbildung: Aufbau eines ERP-Systems nach Gronau (2021, S. 27).
Datenhaltungsschicht
Einzelnen Datenbestände werden über ein Datenbankmanagementsystem (typischerweise von IBM, Microsoft, Oracle oder ein Open-Source-System) zugänglich gemacht. Hier befinden sich Schnittstellen, um auf andere Datenbanken zugreifen zu können.
Applikationsschicht
Diese besteht erstens aus einem datenbankabhängigen Teil, der für die Applikation einen Zugriff auf die durch das Datenbankmanagementsystem verwalteten Daten gestattet. Zweitens verfügt sie über einen datenbankunabhängigen Teil, der die Daten an den Applikationskern weiterreicht. Weiterhin gehört zur Applikationsschicht eine Programmierumgebung, in der mit der zu dem ERP-System ausgelieferten Programmiersprache Anwendungen ergänzt oder erweitert werden können. Mit dem ERP-System wird eine Middleware ausgeliefert. Diese gestattet den Aufruf anderer Programme (z. B. über Remote Procedure Calls) oder die Integration von anderen Programmiersprachen.
Adaptionsschicht
Eine Adaptionsschicht gestattet die Anpassung der Funktionalität des genutzten Ausschnittes des Datenmodells von ERP-Systemen an die jeweils abgebildeten betrieblichen Prozesse und Datenstrukturen, auch Customizing genannt. Je nach Umfang und Reichweite des ERP-Systems sind diese Customizing-Funktionen mitunter sehr umfangreich. Um Prozesse, die unterschiedliche Informationssysteme nutzen, in einem einheitlichen rechnerunterstützten Modell abbilden zu können, werden als Integrationselemente häufig Workflow-Management-Systeme verwendet.
Benutzungsschicht
Die oberste Schicht bildet die Benutzungsoberfläche, oft auch als Web-Client ausgeprägt. Beim Web-Client ist zur Bedienung des ERP-Systems statt einer Client-Installation nur die Installation eines Webbrowsers erforderlich. Allerdings kann dadurch die Funktionalität gegenüber der Standard-Benutzungsoberfläche des ERP-Systems eingeschränkt sein.
Quelle:
Gronau, Norbert. ERP-Systeme: Architektur, Management und Funktionen des Enterprise Resource Planning. 4th edition. Berlin/Boston: De Gruyter Oldenbourg, 2021.
Bei den Herausforderungen, denen sich Unternehmen stellen müssen, zeichnen sich drei Entwicklungen ab, die die Zukunftsfähigkeit eines ERP-Systems bestimmen. Dazu zählen:
die Notwendigkeit der schnellen Verarbeitung sehr viel größerer und variabler Datenmengen, bedingt durch die zunehmende Verbreitung von Technologien und Produkten des Internet-of-Things (IoT), die Digitalisierung der Produktion und Logistik, etwa durch Industrie 4.0, sowie der zunehmende Einsatz von Anwendungen der Künstlichen Intelligenz (KI). Folglich verändert sich auch die Architektur von ERP-Systemen, um diese drei Entwicklungen optimal zu bedienen.
Um die Verarbeitung großer und variabler Datenmengen zu gewährleisten, sind Veränderungen auf der Datenhaltungsschicht notwendig. Dazu zählen z. B. In-Memory-Technologien, diese nutzen den Arbeitsspeicher, um Daten zu speichern und zu verarbeiten. Das gewährt eine hohe Verarbeitungsgeschwindigkeit, die etwa eine Echtzeitanalyse basierend auf aktuellen Daten ermöglicht. Gleichzeitig wird eine zunehmende Abkehr von den oft eingesetzten Datenbanken hin zu moderneren Lösungen, wie NoSQL-Datenbanken, nötig sein, um eine freiere Strukturierung von Daten zu ermöglichen. Um die Digitalisierung der Produktion und Logistik zu unterstützen, finden sich auf der Applikationsschicht zunehmend KI-Algorithmen sowie KI-Planungskomponenten. Diese ermöglichen eine intelligente und autonome Steuerung von Fabriken sowie Lagerhallen. Zu diesem Zweck wird auch Python als typische Sprache zur Entwicklung von KI stärker in zukünftige ERP-Systeme integriert sein müssen.
Durch den vermehrten Einsatz von KI-Anwendungen wird es selbst auf der Benutzungsschicht zu Änderungen kommen. So werden KI-Assistenten zur schnelleren und zeitsparenderen Bedienung ein essenzieller Bestandteil sein, damit User eines ERP-Systems sich möglichst wenig mit Standardfällen auseinandersetzen müssen.
ERP-Systeme gibt es in einer Vielzahl von Konfigurationen. Das heißt, die einzelnen Komponenten können je nach Anbieter und Anwendungsfall entweder separate Produkte auch anderer Anbieter oder aber in das ERP-System integrierte Funktionen sein. Daher ist ein Teil der Module stark branchenspezifisch ausgeprägt. So gibt es Laborinformationssysteme nur in der Prozessindustrie, während eine Webshop-Anbindung überwiegend für den Onlinehandel benötigt wird. MES-Systeme (Manufacturing Execution Systems) finden sich ausschließlich in produzierenden Unternehmen.
Mögliche Zusatzmodule:
Kundenbeziehungsmanagement (CRM)
Webshop
Lagerverwaltung
Buchhaltung/Rechnungswesen
Business Intelligence
Die Unterschiede zwischen ERP-Systemen kommen häufig über die Breite an Zusatzmodulen sowie über die Tiefe der abgedeckten Funktionsbereiche zum Vorschein. Typische Zusatzmodule werden im Folgenden beschrieben.
Was ist ein Rechnungswesen ERP-Zusatzmodul?
Über Rechnungswesen-Module können Unternehmen ihre Forderungen und Verbindlichkeiten managen, Buch und Anlagenbuchhaltung führen sowie die Budgets planen und überwachen.
Was ist ein HR (Human Resources) ERP-Zusatzmodul?
Durch HR-Module wird die Lohn- und Gehaltsabrechnung gesteuert. Außerdem werden Zuschläge und Prämien verwaltet und je nach Umfang des Moduls auch Rekrutierungs- und Einstellungsprozesse durchgeführt.
Was ist ein BI (Business Analytics) ERP-Zusatzmodul?
Im Rahmen von BI-Modulen werden dem Anwender Analysen seiner Kennzahlen und Projekte ermöglicht. Typischerweise können dafür Dashboards erstellt und konfiguriert werden, um den User die Zahlen zu liefern, die er für die wirtschaftliche Durchführung von Projekten benötigt.
Was ist ein WMS (Warehouse Management System) ERP-Zusatzmodul?
WMS-Module steuern die Lagerverwaltung – von dem Wareneingang über das Einlagern der Waren hin zum Verpacken und Versenden der Waren.
Was ist ein DMS (Document Management System bzw. Dokumentenmanagementsystem)?
Über DMS-Module werden die geordnete Speicherung, Bearbeitung und Sichtbarkeit von Dokumenten gesichert.
Was ist ein Webshop ERP-Zusatzmodul?
Auch Webshops werden von ERP-Anbietern angeboten. Sie bieten eine integrierte Möglichkeit, die Produkte an den Kunden zu bringen und gleichzeitig zentral alle Daten, die dabei dafür notwendig sind, zu pflegen und generierte Daten zu speichern.
Was ist ein Projektmanagement ERP-Zusatzmodul?
Project-Management-Module ermöglichen ERR-Anbieter das Einleiten, Steuern und Abschließen von Projekten.
Was ist ein CRM (Customer Relationship Management) ERP-Zusatzmodul?
Über CRMs können Marketing-, Vertriebs- und Serviceaktivitäten eines Unternehmens gesteuert, koordiniert und synchronisiert werden.
Was ist ein PIM (Produktinformationsmanagement) ERP-Zusatzmodul?
Mithilfe von „Produkt Information Management“ Modulen wird dem Kunden das Einbetten seiner Produkte in das ERP-System ermöglicht. Dadurch können deren Daten, Produktbilder oder auch Variationen und Versionen übersichtlich dargestellt und für weitere Zwecke genutzt werden.
Kennzeichnend für Open-Source-Systeme ist die Zugänglichkeit des Quelltextes, der typischerweise für die Weiterentwicklung und die Fehlerkorrektur offengelegt wird. Um den Quelltext herum bildet sich eine Gemeinschaft von Softwareentwicklern, die neue Versionen und Fehlerkorrekturen für dieses System zur Verfügung stellt. Teilweise ist auch nur der Applikationsteil von Open-Source-Systemen quelloffen, während kommerzielle Datenbanken genutzt werden müssen, um das System zum Laufen zu bringen (so etwa bei Compière, wo die Datenbank Oracle genutzt werden muss).
Die folgende Tabelle zeigt einige derzeit verfügbaren Open-Source-ERP-Systeme.
Produkt – Quelle
ADempiere – www.adempiere.org
Apache OFBiz – ofbiz.apache.org/
AVErp – www.synerpy.de/
Compiere – www.compiere.com/
ERP5 – www.erp5.com/
Limbas – www.limbas.com/de/
Kivitendo – www.kivitendo.de
Openbravo – www.openbravo.com/
Odoo (vormals TinyERP, OpenERP) – www.odoo.com/de_DE/
OpenZ – https://www.openz.de/
SQL-Ledger – www.sql-ledger.com
Tryton – www.tryton.org
WebERP – www.weberp.org
Open Source verspricht Freiheit von Lizenzgebühren und in der Regel eine offene Technologiebasis, die von Tausenden Entwicklern firmenübergreifend gepflegt wird. Ihre technologische Basis ist häufig deswegen modern, weil wenig Altlasten von jahrzehntealten Implementierungen mitgenommen werden müssen. Die rasante Entwicklung des Internets basiert im Wesentlichen auf der Nutzung von Open-Source-Technologien. Da liegt es nahe, diesen Effekt auch auf ERP-Systeme zu übertragen. Um einige Open-Source-ERP-Systeme wie z. B. Odoo sind umfangreiche Ökosysteme aus Implementierungspartnern entstanden. Auch kommerzielle Anbieter nutzen für Teilbereiche Open-Source, um die Lizenzkosten für ihre Kunden zu verringern.
Allerdings haben Open-Source-ERP-Systeme derzeit noch einen geringen Verbreitungsgrad. Auch kann die Funktionalität eingeschränkter sein als bei kommerziellen Anbietern. Der Effekt der Ersparnis bei Open-Source-ERP-Systemen wird gelegentlich überschätzt. Zwar entfallen wegen des quelloffenen Charakters der Software typischerweise die Lizenzkosten. Allerdings bleiben sämtliche übrigen Kosten für Schulung, Hardware, Customizing und Prozessveränderungen unverändert bzw. es kommen noch zusätzliche Aufwendungen für notwendige funktionale Anpassungen des Systems hinzu, wenn die Spezifika des Unternehmens dies erfordern.
Nicht bei allen quelloffenen ERP-Systemen kann ein Support-Vertrag abgeschlossen werden, für einige Systeme stehen jedoch entsprechende Anbieter zur Verfügung.